tabla de contenidos
  1. técnicas para reducir la tensión en reuniones de trabajo
  2. preparación previa para reuniones difíciles
  3. identificación y manejo de señales de tensión en reuniones

 

Cada persona es diferente, y esto es algo fundamental a tener en cuenta al interactuar con compañeros en el entorno laboral. No todos reaccionarán de la misma manera ante las mismas situaciones o noticias. Lamentablemente, no todas las reuniones de trabajo son agradables.

En algunos casos, los temas a tratar pueden ser mal recibidos o generar cambios que no satisfagan a todos, ya sea por la necesidad de identificar un error y asignar responsabilidades, o por conflictos sin resolver entre empleados y la empresa.

Dado lo complicadas y tensas que estas reuniones pueden llegar a ser, desde Randstad queremos ayudarte a enfrentarlas de la mejor manera posible. Te brindaremos consejos prácticos para que puedas gestionar estas situaciones con éxito, maximizando tus capacidades y logrando resultados positivos.

1

técnicas para reducir la tensión en reuniones de trabajo

Además de una adecuada preparación previa, como líder de una reunión es fundamental desarrollar habilidades y aplicar técnicas específicas para reducir la tensión y asegurar un desarrollo productivo. A continuación, te mostramos algunos ejemplos:

  • Si los participantes comienzan a alterarse, es esencial que mantengas la calma. Actuar impulsivamente o dejarte llevar por las emociones solo agravará la situación. Aquí, la escucha activa y la capacidad de influir positivamente en el ánimo de los asistentes se convierten en herramientas clave.
  • Asimismo, debes mantener el control de tu propio estado emocional, proyectando una actitud de unidad y recordando que todos formáis parte del mismo equipo.
  • En caso de que la reunión entre en caos y pierdas el control, es el momento de ejercer tu liderazgo. Interrumpe los debates improductivos, establece límites y redirige la conversación hacia un tono más respetuoso y colaborador.
  • Escuchar activamente y valorar las intervenciones de los demás es igualmente importante. No descalifiques ideas; en su lugar, asegúrate de que todos se sientan parte del diálogo. Si el grupo se desvía hacia temas irrelevantes, redirige la discusión hacia los objetivos iniciales.
  • Sin embargo, en ocasiones la mejor solución puede ser posponer la reunión. Si la tensión es demasiado alta y no puedes gestionarla de manera efectiva, solicitar un aplazamiento puede ser la mejor opción. Esto permite mantener el diálogo abierto y regresar en otro momento con un ambiente más conciliador y colaborativo. Reprogramar la reunión puede facilitar que los participantes adopten una actitud más constructiva en el futuro.
2

preparación previa para reuniones difíciles

En ocasiones, las reuniones laborales pueden volverse tensas o complicadas durante su desarrollo, ya sea por noticias inesperadas o por la actitud de algunos participantes. En otros casos, es evidente desde el inicio que la reunión será problemática debido a los temas a tratar.

Cuando esto sucede, es crucial que la persona encargada de dirigir la reunión, ya sea un jefe de equipo, un auditor o cualquier otro responsable, tome las medidas necesarias para prepararla adecuadamente y minimizar los efectos negativos. A continuación, te ofrecemos algunas pautas clave:

Planifica la reunión con antelación

Toda reunión debe contar con una planificación previa, incluso si se trata de encuentros destinados a fortalecer las relaciones del equipo.

En reuniones que se prevén complicadas, es indispensable definir los puntos a tratar, los objetivos y el tiempo estimado para cada tema. Esto evitará discusiones innecesarias que no aporten resultados positivos.

Comparte esta información con los participantes antes de la reunión, para que puedan preparar sus argumentos y contribuir de manera constructiva.

Organiza la reunión de manera estructurada

Presenta los puntos clave de forma ordenada y gestiona el tiempo de manera eficiente para dar espacio a todas las opiniones relevantes.

Establece límites claros para las intervenciones, evitando debates innecesarios, pero permitiendo rondas de preguntas o comentarios dentro de un tiempo establecido.

Cuanto más control tengas sobre los tiempos y la estructura de la reunión, menor será el riesgo de que surjan tensiones.

Establece normas de conducta claras

Aunque parezca evidente, en reuniones tensas es importante establecer reglas básicas, como respetar turnos de palabra o no interrumpir hasta que cada punto haya sido expuesto completamente.

Esto no solo facilita el orden, sino que también fomenta un ambiente donde todas las ideas son escuchadas y valoradas.

Cierra con claridad y precisión

Al finalizar la reunión, verbaliza de forma clara y concisa las decisiones tomadas y los pasos a seguir. Esto reduce malentendidos y da claridad a todos los asistentes.

Envía un resumen o acta con las conclusiones a los participantes, ya sea a través de un intermediario, como un delegado sindical, o directamente.

Aunque no forme parte de la reunión en sí, realizar un seguimiento posterior es recomendable para asegurarte de que se están cumpliendo los acuerdos y objetivos definidos.

Con una buena preparación, una estructura clara y el establecimiento de normas, puedes gestionar reuniones difíciles de manera más efectiva y obtener resultados positivos, incluso en los contextos más complicados.

3

identificación y manejo de señales de tensión en reuniones

Es importante reconocer que cualquier reunión puede transformarse en una situación tensa y difícil de gestionar. No siempre se debe a temas de gran relevancia; a veces, caer en discusiones repetitivas o no practicar la escucha activa puede generar estancamiento, haciendo que alcanzar un acuerdo o encontrar una solución parezca imposible.

Para evitar que la tensión escale:

  • Gestiona interrupciones constantes

Si algún participante interrumpe continuamente, lo más adecuado es hablar directamente con él. Escucha sus preocupaciones de manera respetuosa y trabaja para recuperar el control. Si persiste en su actitud, considera aplazar la decisión hasta que se pueda abordar en un contexto más constructivo.

  • Presta atención a las fricciones personales

Las diferencias personales entre los asistentes pueden dificultar la creación de un ambiente propicio para llegar a acuerdos. Identificar estas tensiones y manejarlas con tacto es clave para mantener un entorno de trabajo colaborativo.

En Randstad, esperamos que estos consejos te ayuden a gestionar reuniones difíciles de forma más efectiva. Si deseas profundizar en estas habilidades, te invitamos a explorar nuestro curso especializado, diseñado para perfeccionar tus técnicas y enseñarte nuevas estrategias para manejar reuniones con éxito.