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El teletrabajo ha llegado para quedarse en una parte importante de las empresas, una tendencia que se aceleró a causa del COVID-19, que las forzó a la deslocalización de equipos. Pasado este tiempo, muchas de ellas no han adquirido este modelo como una solución pasajera, sino como una práctica permanente, ya sea de forma total o parcial.

Para aprovechar las ventajas de este sistema de trabajo y minimizar los inconvenientes, es necesario gestionar adecuadamente los equipos en remoto. No es una tarea sencilla, ya que se trata de un tipo de liderazgo con el que muchos responsables no están del todo familiarizados. Por ello, es interesante que conozcas los principales aspectos a tener en cuenta.

1.- Apoya la conciliación personal y laboral (y da ejemplo)

Generalmente los empleados estaban acostumbrados a circunscribir su actividad laboral al tiempo que permanecían en el espacio de trabajo. Sin embargo, al trabajar desde casa, esos límites establecidos se difuminan y puede resultarles complicado separar su vida profesional de la personal.

Un aspecto fundamental en este sentido es la desconexión digital, y para garantizarla es bueno que recuerdes a tus empleados la importancia de que cierren el mail del trabajo y silencien las notificaciones relacionadas una vez terminen su jornada, con el fin de que puedan descansar correctamente y centrar su mente en sus asuntos personales.

El espacio físico también tiene una influencia notoria a la hora de diferenciar el ámbito profesional del personal. Por ello, es recomendable que cada trabajador disponga de un espacio específico para la actividad laboral, a ser posible una habitación, que le permita desconectar del trabajo al salir.

2.- Crea una rutina diaria

En el trabajo presencial suele haber una planificación diaria de tareas asignadas y reuniones periódicas con el objetivo de mantener una organización a nivel individual y colectivo. Sin embargo, la deslocalización de equipos puede hacer más compleja esta tarea, al no contar con un espacio común.

Todo esto se puede compensar aprovechando las múltiples herramientas organizativas digitales que existen, y transformando las reuniones presenciales en videoconferencias. De esta manera, la rutina de trabajo no se verá alterada y la productividad no disminuirá, incluso puede aumentar. Además, es conveniente que cada empleado mantenga su propia rutina de inicio y fin de la jornada, además de los descansos. Una de las ventajas del teletrabajo es su gran flexibilidad para ajustarse a las necesidades de cada profesional.

3.- Comunicación y más comunicación

Un buen nivel de comunicación es esencial en cualquier entorno laboral, y aún más cuando se trata de teletrabajo, con el fin de que todo el personal se mantenga en sintonía y se eviten posibles errores. Para ello, has de asegurar un flujo comunicativo bidireccional frecuente en todos los niveles.

Uno de los riesgos que presenta el teletrabajo es la pérdida de la cohesión y el sentido de pertenencia, por lo que resulta muy importante abrir todos los canales de comunicación posibles y fomentar el diálogo, también en horizontal, entre los compañeros del equipo o, incluso, de los distintos departamentos.

Para ello es muy útil contar con una plataforma a través de la cual integrar toda la comunicación de la organización (reuniones virtuales, chats grupales e individuales, etc.).

4.- No te olvides de nadie...

Además de mantener una comunicación constante sobre aspectos cotidianos del trabajo, es fundamental incentivar una revisión frecuente a nivel individual y grupal para propiciar que ningún empleado se quede sin expresar sus dudas, sugerencias o cualquier aspecto que deseen comentar.

De esta manera, los profesionales percibirán un mayor grado de cercanía con el responsable y, por tanto, se sentirán más motivados, valorados e importantes para la compañía.

5.- ... pero no estés demasiado encima. ¡Promueve la autonomía!

Es normal que, en el trabajo remoto, un responsable se sienta más alejado de la actividad de los empleados y eso le lleve a caer en la microgestión, es decir, un control excesivo sobre el profesional y sus tareas, que puede interpretarse como una falta de confianza por el empleado. Para evitar estos problemas, la mejor receta es equilibrar ese nivel de comunicación que te recomendábamos en los puntos anteriores, pero también potenciar la autonomía de los trabajadores.

El teletrabajo supone para ellos una gran oportunidad de demostrar su capacidad para trabajar independientemente y autogestionar su trabajo de forma eficaz y responsable. Por tanto, si tus empleados tienen un alto grado de autonomía, mejorará su capacidad de desarrollo profesional.

6.- Proporciona las herramientas y soporte técnico necesarios

El trabajo en remoto requiere una serie de herramientas tecnológicas para que se pueda realizar de forma adecuada y eficiente. A la hora de poner a disposición de los empleados los dispositivos y el software que necesitan, es necesario tener en cuenta varios puntos clave:

- Brindar la formación necesaria: de poco sirve que tu talento disponga de la última tecnología si no adquiere los conocimientos necesarios para sacarle el máximo partido.

- Actualizarse: las plataformas digitales están en constante evolución, ofreciendo cada vez un mayor abanico de posibilidades para eliminar las barreras del espacio y el tiempo. Si te modernizas y las exprimes, el teletrabajo será más sencillo y efectivo.

- Planificar y resolver incidencias: planificar diferentes escenarios para poder dar una respuesta rápida y eficaz ante posibles problemas técnicos es esencial para evitar que estos supongan un freno a la actividad.

7.- Garantiza la ciberseguridad, para los empleados y para la empresa

El avance de la digitalización supone un aumento en paralelo de los riesgos que afectan a la seguridad en la red. Un simple ciberataque puede inutilizar plataformas digitales durante un periodo prolongado y es imprescindible que seas capaz de prevenirlos.

Para ello, la mejor solución es proteger bien los datos más delicados (usuarios, contraseñas, protocolos, información confidencial, etc.) y utilizar una red privada virtual (VPN) con el objetivo de reducir la exposición digital al exterior.

8.- Mira más allá del horizonte: plantea las expectativas de futuro.

El impacto del COVID-19 hizo que se implementara el teletrabajo como medida cortoplacista con el objetivo de dar una respuesta a los retos más inmediatos. Pero una vez comprobadas sus ventajas, es necesario mirar más allá y pensar cómo puede beneficiar a tu empresa y a tus empleados a medio y largo plazo.

Según un estudio de Randstad, en el segundo trimestre de 2020, un 16% de los trabajadores en España desempeñaban su actividad habitualmente en remoto. El fin del confinamiento provocó que en el tercer trimestre descendiera al 10%, un dato que prácticamente se mantuvo a final de año. El avance de la vacunación seguramente haga descender este dato, aunque muchas empresas han integrado esta fórmula como habitual, especialmente a través de modelos mixtos de trabajo remoto y presencial.

Dentro de tu organización, es importante que consideres el nivel de complejidad que entraña para tu sector este modelo. En este sentido, puedes plantearte mantener el teletrabajo en aquellas áreas de la compañía más compatibles u organizarlo de forma parcial. ¿Necesitas ayuda en la gestión de tus equipos en remoto? En Randstad podemos ayudarte a encontrar el talento que necesitas, formar a tus profesionales, optimizar tu gestión, y mucho más. Descubre nuestras soluciones para adaptarte a esta nueva era.

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