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Ley Parkinson

Tiempo de lectura: 5 minutos.

Saber gestionar el tiempo en el ámbito laboral es importante para poder optimizar resultados y mejorar la competitividad empresarial. Mediante la filosofía de la ley de Parkinson, se pueden extraer distintas técnicas para dejar atrás la procrastinación y alcanzar el éxito de la compañía y de sus profesionales. ¿Quieres saber cómo? Sigue leyendo.

Qué es la ley de Parkinson

Cyril Parkinson, británico historiador naval del siglo XX, escribió un ensayo para la revista The Economist en 1955 donde explicaba a través de un sencillo ejemplo como una anciana dedica todo el día a escribir una postal para su sobrina porque no tiene nada más que hacer con su tiempo. Como tiene todo el día para escribir la postal, dedica una hora a buscar la tarjeta, media hora a buscar sus gafas, 90 minutos a escribir la tarjeta, y así sucesivamente hasta que ocupa todo el día.

La intención original de Parkinson era hablar de la burocratización de la administración británica del siglo XX. Tras el ensayo en The Economist y varios estudios, escribió un libro titulado “La Ley de Parkinson: la búsqueda del progreso”. Cyril Parkinson planteó tres afirmaciones extraídas de la experiencia diaria que te contamos a continuación.

¿Cuáles son las 3 leyes de Parkinson?

Estas son las 3 afirmaciones comentadas extraídas por Cyril Parkinson dos -la primera y la tercera- hacen referencia directa a la gestión del tiempo:

  • La primera afirmación: “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”, es decir, que cuanto más tiempo se tiene para realizar una tarea, más tiempo se tarda en llevarla a cabo, dando lugar a una reducción del esfuerzo y llegando a aumentar la complejidad del trabajo.
  • La segunda afirmación: “los gastos aumentan hasta cubrir los ingresos”, o lo que es lo mismo, si se dispone de un presupuesto, éste tenderá a gastarse en su totalidad.
  • La tercera afirmación: conocida como ley de trivialidad, afirma que “el tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”. Esto es, que se le dedica más tiempo a lo que es menos importante.

Ejemplos de la ley de Parkinson

Por ejemplo, cuando te asignan una tarea que sabes que puedes realizar en menos tiempo del que te han marcado, pero demoras la tarea hasta consumir por completo el tiempo que te han marcado. Tienes que presentar una propuesta de un proyecto y te dan de plazo una semana, tú estás tranquilo porque sabes que tienes tiempo para realizarlo. Sin embargo, retrasas el momento de ponerte a trabajar en ello hasta que se acerca la fecha y te das cuenta de que has dejado la tarea para el último momento.

Otro ejemplo de la ley de Parkinson podría ser cuando tenemos que realizar una presentación para un nuevo cliente explicando nuestros servicios y tenemos inicialmente un mes para trabajar en ello y poder reunir todos los recursos necesarios. Como no dejamos de tener que trabajar en otras tareas en nuestro día a día, decidimos ir sacando estas tareas y posponemos la presentación. Se acerca el día de la entrega y la presentación está por hacer, por lo que nos toca en el último momento focalizar todos nuestros esfuerzos en tenerla lista a tiempo cuando inicialmente teníamos un mes para trabajar en ella. Al final la tarea se ha demorado todo el mes.

Con estos ejemplos entendemos que cuando debemos realizar una tarea, solemos pensar en el tiempo que tenemos disponible para realizarla en lugar del tiempo que realmente necesitamos, lo cual nos hace perder mucho tiempo e incluso puede llevarnos a obtener resultados ineficientes.

Cómo mejorar la productividad en el trabajo aplicando la ley de Parkinson

La clave de estas técnicas y consejos reside en priorizar las tareas y optimizar el rendimiento en un tiempo determinado, para poder así cumplir con todos los objetivos propuestos.

  • La regla de los dos minutos: una norma muy básica, aunque eficiente. Desarrollada por el experto en productividad David Allen que sostiene que toda tarea que requiera poco tiempo (un máximo de 2 minutos), debe realizarse de inmediato, evitando planificarla. Así, se ahorra tiempo, se reduce la cantidad de temas pendientes y ayuda a crear hábitos y rutinas de trabajo.
  • La técnica Pomodoro: basada en la filosofía del time boxing, el italiano Francesco Cirillo creó este método con el fin de fijar un tiempo máximo para conseguir objetivos, tomar decisiones y realizar tareas. Su objetivo es fomentar la agilidad mental y evitar el cansancio intelectual. Se basa en usar un reloj para dividir el tiempo de trabajo en intervalos de 25 minutos, denominados “pomodoros”. Por cada “pomodoro”, corresponden 5 minutos de descanso, y por cada 4 periodos de trabajo, el tiempo de desconexión es mayor, entre 15-20 minutos. Es necesario que en el tiempo dedicado al trabajo no haya ningún tipo de distracción, al igual que en los tiempos de descanso no se realicen esfuerzos mentales.
  • Principio de Pareto o regla del 80/20: este método fue creado por el economista y filósofo Vilfredo Pareto y expone que el 80% de los resultados de una tarea proviene del 20% del esfuerzo y tiempo dedicados. La clave de este principio reside en focalizar la dedicación en ese 20%, prestando menos atención al 80% restante. De esta forma se consigue, por un lado, mayor esfuerzo en menor tiempo, y por otro, se consigue distinguir lo esencial de lo secundario.
  • Las restricciones también pueden crear libertades: aunque a primera vista pueda parecer una incongruencia, tiene sentido. Se trata de ser estricto en cuanto al tiempo útil de trabajo, evitando postergarlo, aprovechando el tiempo al máximo. De esta forma, se consigue terminar antes las tareas, dedicándoles menos tiempo, pero manteniendo la eficiencia y la consecución de objetivos. Esta teoría, además, es aplicable hasta en las tareas más simples.
  • Gestionar la energía, no solo el tiempo: cada persona es distinta y, en consecuencia, también lo es su tiempo de mayor rendimiento. Aprovechar las horas de mayor productividad puede contribuir a una importante mejora en los resultados.

El secreto para afrontar la ley de Parkinson es la metacognición. Saber autorregular los propios procesos de rendimiento, es decir, evitar lo que perjudica y tener la capacidad de anticipar nuestra conducta para poder corregirla.

Y tú, ¿crees que es útil aplicar la ley de Parkinson en el ámbito laboral?