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En esta “nueva normalidad”, un gran número de empresas están volviendo a abrir sus centros de trabajo y, por lo tanto, solicitando a sus empleados que regresen a las oficinas. Sin embargo, dada la situación tan incierta que se está viviendo en la actualidad, retornar al trabajo presencial supone todo un reto para las compañías.

Hay muchas variables que debes considerar a la hora de tomar decisiones sobre la gestión de tus plantillas. Una de las principales, es la capacidad física de los espacios de trabajo, que determinará cuántas personas van a poder estar a la vez en la oficina, cumpliendo las normas de distanciamiento físico.

En medio de esta incertidumbre, un buen líder debe saber abordar los nuevos desafíos que van surgiendo en tiempo real, y diseñar un plan para que su plantilla sea flexible y fuerte ante los retos.

Para ello, tendrás que plantearte si es necesario que parte de los empleados trabajen de manera remota y la otra de manera presencial, o incluso se turnen entre ellos para desempeñar en ocasiones el trabajo desde la oficina, y otras desde casa.

  • Focalízate en tu equipo

En una situación como la actual, la comunicación con los trabajadores es esencial para que todo funcione correctamente. Además de tratar temas laborales, es importante saber qué piensan, cómo se sienten o cuáles son sus preocupaciones. Estar al tanto de todo lo que ocurre en relación con la plantilla puede darte las claves para que el negocio funcione al 100%.

Es el momento de estar abierto a nuevas formas de trabajo, y la opinión de los empleados es fundamental para saber si las medidas propuestas funcionan, y si se pueden, o no, mejorar.

Por otro lado, a algunas personas, la vuelta a la oficina puede provocarles una situación de ansiedad por miedo al contagio o a las aglomeraciones. Tu función en estos casos será tranquilizarlas y hacer lo posible para que se sientan cómodas en todo momento.

Debes apoyar por igual a la parte de tu equipo que está presente en el lugar de trabajo y a la que está teletrabajando.

  • Define claramente los roles

Hay funciones que solo se pueden llevar a cabo en el lugar de trabajo, mientras que otras se pueden realizar en remoto sin dificultad.

Para lograr el equilibrio entre las personas que teletrabajarán y las que no, hay que tener en cuenta varios factores que permitirán distribuir adecuadamente los equipos, como la seguridad, el distanciamiento físico, la productividad o la necesidad. Para ello, puedes hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Cuántos empleados pueden estar a la vez en la oficina cumpliendo las normas de seguridad y distanciamiento?
  • ¿Hay algunos trabajadores que serían más productivos en la oficina que fuera de ella?
  • ¿Hay personas que prefieren quedarse en casa por algún motivo especial? ¿Hay otras que prefieren estar en el lugar de trabajo?
  • ¿Cuántos empleados son estrictamente necesarios dentro de la oficina?
  • ¿Qué funciones no se pueden realizar mediante teletrabajo?

Una vez quede clara la distribución y las posibilidades de rotación, define con precisión el rol que asumirá cada persona en cada momento. Puede que en este tiempo hayan surgido nuevas necesidades y, con ellas, nuevas tareas. Informa y forma a tus equipos para que logren un rendimiento ejemplar.

  • Rediseña los espacios de trabajo

Organizar de nuevo la zona de trabajo para cumplir correctamente las regulaciones gubernamentales y las normas de distanciamiento social, es una necesidad. Pero también supone una nueva oportunidad para modernizar el entorno y redefinir el estilo de trabajo, con espacios más abiertos, diáfanos y colaborativos.

Para llevar a cabo este rediseño debes pensar en qué conviene más a tu compañía y a tus empleados.

Empieza por las zonas que sufrirán más cambios, estas son las de mayor concentración de trabajadores: sus puestos de trabajo. Apuesta por una remodelación algo más ecológica y fácil de desinfectar, en la que el mobiliario jugará un papel importante, también para favorecer la implantación de los medios necesarios para acoger la transformación digital, más necesaria que nunca. Ordenadores, proyectores, grandes pantallas para videoconferencias multitudinarias… Son elementos que cobrarán gran protagonismo.

En segundo lugar, tendrás que prestar atención a las zonas de socialización, como la recepción o la cafetería. En ningún caso se puede dar una saturación de personas en estos espacios. Crear turnos de trabajo y combinarlos con el teletrabajo, evitará aglomeraciones y reducirá la densidad y el aforo en las instalaciones.

Por otro lado, asegúrate de que las personas que trabajan de manera remota dispongan de las herramientas y recursos adecuados para garantizar un teletrabajo correcto y eficiente.

  • Haz cambios graduales

De igual manera que en la desescalada se reactivó la economía mediante fases, seguir un enfoque similar con tu empresa te será de gran ayuda. Hacerlo todo de una sola vez puede acarrear errores.

Es importante contar con una estrategia sólida con la que te asegures de que tu negocio no se va a debilitar y la producción va a permanecer inalterable.

Puedes empezar incorporando parte de la plantilla y observar cómo se va adaptando para diseñar las siguientes etapas.

Desde Randstad podemos ayudarte en este aterrizaje en la nueva normalidad de tu empresa con todas las garantías, de la forma más ágil y segura. Infórmate aquí.

  • Sé ágil

Las primeras etapas de regreso a la oficina puedes tomártelas como una prueba. Es el mejor momento para observar qué funciona bien y qué no y, de esta forma, asumir los cambios que sean pertinentes.

La flexibilidad es imprescindible en esta situación, tienes que estar dispuesto a modificar lo que sea necesario para lograr un funcionamiento y un ambiente óptimo. Además, con tantas personas trabajando en distintos lugares y momentos, debes abrir la mente a formas diferentes de hacer las cosas, a probar nuevos protocolos y herramientas. De esta manera, tanto tú como tu equipo tendréis espacio para innovar y podréis descubrir nuevas formas de operar.

  • Señala las metas y expectativas

Incluso en un entorno cambiante, en el que se están probando nuevas formas de trabajo y se desconoce con certeza qué ocurrirá a medio y largo plazo, debes establecer unas metas y expectativas, tanto para las personas que trabajan desde la oficina permanentemente como para las lo hacen desde casa, sin olvidar a las que lo hacen de manera híbrida.

Expresa de manera clara qué es lo que esperas por parte de tus trabajadores y hacia dónde se dirige la empresa. Comunicarte con ellos de manera transparente y constante es clave para asegurarte de que han entendido bien cuáles son sus funciones y comprobar si están de acuerdo con los cambios que se van realizando.

  • Construye puentes entre los profesionales remotos y presenciales

Otro de los retos que tendrás que asumir será el de crear un ambiente de trabajo unido, aunque parte de la plantilla trabaje de manera remota. Realizar llamadas o videoconferencias de manera frecuente hará que tus empleados no se sientan solos en determinadas situaciones, y les ayudará a resolver rápidamente cualquier duda que pueda surgirles durante el desarrollo de su jornada laboral.

Las cadenas de correo electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea o de videoconferencia también son útiles para generar conversación y, de esta forma, forjar un sentimiento de unión entre compañeros.

Busca qué herramientas pueden ser más útiles para tu tipo de negocio. Pruébalas con tus empleados y pídeles feedback para comprobar si son efectivas o no. Trabajar juntos de manera eficiente de forma deslocalizada es posible. 

  • Prepárate para lo que pueda suceder

El futuro es incierto para todos y no sabemos qué nos va a deparar. No te precipites, puede que algunas fases de tu estrategia se alarguen más que otras y, en algún momento, tengas que retroceder y hacer cambios porque algo no haya salido como esperabas. La paciencia es esencial en todo momento. Si es necesario, reformula tu plan y prueba de qué forma puede ir mejor.

En momentos tan complejos e inciertos como el que vivimos, puedes necesitar más que nunca una ayuda extra para gestionar a tus equipos, conseguir talento especializado o darle un impulso a la digitalización de tu empresa. En Randstad tenemos soluciones a la medida de tus necesidades, totalmente personalizadas y adaptadas a su situación y tus objetivos. Toma las riendas de la “nueva normalidad” y cuenta con Randstad para afrontar todos tus desafíos.

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