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¿Sigues alguna metodología concreta para gestionar los proyectos de tu organización? Afrontar cada proyecto es un reto que se puede abordar desde múltiples perspectivas: puedes seguir un planteamiento totalmente personalizado, improvisar, u optar por alguna de las metodologías más populares. Te contamos cuáles son y cómo seleccionar la más idónea para tu negocio.

¿Por qué es necesaria una metodología de gestión de proyectos?

Una metodología de gestión de proyectos es un modelo de administración y organización que permite diseñar el proceso de desarrollo desde las primeras fases del proyecto hasta su conclusión, e incluso tienen en cuenta su posterioridad, porque un proyecto no concluye cuando se finaliza su desarrollo, sino cuando se comprueba su implantación efectiva.

Delimitan los pasos a seguir para lograr los resultados esperados, y es que se trata de métodos predefinidos cuyo éxito ya está contrastado, que tratan de equilibrar los tres lados del llamado triángulo de la calidad, también conocido como “triángulo de hierro”:

1.- Tiempo: es el margen y los plazos de los que dispondrás para concluir el proyecto. Las metodologías de gestión persiguen una optimización de los tiempos que no repercuta sobre la calidad. Trabajar de una forma más ágil no tiene por qué significar renunciar a ella si se optimizan los recursos. Por otra parte, alargar en exceso los plazos sí puede acarrear una fuerte repercusión en los costes.

2.- Coste: son los recursos materiales y humanos con los que puedes contar para desarrollar el proyecto, lo que se traduce en términos económicos. Cuanto más tiempo y más recursos requieras, más altos serán los costes.

3.- Alcance: se trata del volumen de requisitos o tareas a completar. Normalmente, a mayor alcance, más tiempo y recursos son necesarios. Para equilibrarlo, es necesario priorizar adecuadamente las tareas según su urgencia y relevancia, y repartirlas de la forma más eficiente.

Los métodos más utilizados hoy en día

Algunos de los métodos más populares entre las empresas son estos:

1.- Agile: lo cierto es que Agile no es un método en sí mismo, sino una serie de principios que nacieron en el entorno de desarrollo de software y que otorga un mayor peso al factor humano: una mayor colaboración entre los equipos y también con el cliente. Propone una forma de trabajar más flexible y dinámica, que toma forma con frameworks como Scrum o Kanban.

2.- Scrum: basado en la filosofía Agile, propone un modelo de trabajo fragmentado en etapas marcadas por entregas parciales del proyecto, llamadas “sprints”, que permiten obtener el feedback necesario para corroborar que su desarrollo es el óptimo, ya que cada día se efectúan pequeñas reuniones de sincronización de unos 15 minutos para que la carga de trabajo permanezca organizada. Garantiza una gran flexibilidad, ya que hace posible implantar los cambios que sean necesarios en el curso del desarrollo del proyecto, lo que minimiza las posibilidades de arrastrar errores hasta el final.

3.- Kanban: también fundamentado en las ideas que propone Agile, se trata de hacer una distribución del trabajo de una forma gráfica, que permita que todas las personas del equipo tengan claras sus tareas y las del resto. Se organiza a través de una serie de tarjetas de colores, tipo post-it, en las que se inscribe cada tarea, y una pizarra en la que se catalogan en función de su estado y su urgencia.

4.- Waterfall: su traducción es “cascada”, y es que se trata de un método secuencial que sigue un orden cronológico y jerárquico, desde el análisis y la planificación hasta el despliegue. Mientras Scrum se fragmenta en entregas parciales, Waterfall es un único proceso con una entrega final.

Cómo elegir el mejor método para tu empresa

No existe un único método perfecto, elegir el más apropiado depende de diversas circunstancias. De hecho, es posible que no todos los proyectos que desarrolla tu empresa sean susceptibles de seguir el mismo método. Sus requisitos y condiciones te ayudarán a seleccionar el más apropiado, o incluso puede darse el caso de plantear métodos híbridos, más adaptables a la especificidad de cada proyecto.

¿Qué condiciones debes observar?

  • La complejidad del proyecto. Si se compone de muy diversas tareas con distintos grados de urgencia y debe abordarse desde distintas áreas de especialidad, se plantea un escenario similar a un puzzle en el que el método Kanban puede resultar sumamente útil.
  • El tamaño del proyecto. El método Scrum es perfecto para grandes proyectos, ya que permite fragmentarlos y abordarlos de una forma más minuciosa. Sin embargo, no merece la pena fragmentar aquellos de pequeña envergadura, resulta mucho más práctico seguir el planteamiento Waterfall.
  • La urgencia de entrega. Scrum permite efectuar múltiples cambios sobre los prototipos, lo que puede extenderse en el tiempo, pero garantizar una entrega final muy perfeccionada, con una alta calidad. Waterfall trata de acelerar la entrega final, efectuando un proceso muy medido y previamente planificado, con poco margen de improvisación, por lo que puede resultar idóneo para proyectos urgentes.
  • El papel del cliente. No es lo mismo que el cliente proponga un objetivo claro y conceda una total libertad para conseguirlo, que tenga una clara idea de qué quiere y cómo lo quiere, o que plantee una idea difusa y necesite un acompañamiento que le permita ver la luz a medida que se desarrolle el proyecto. Cuando el objetivo y los medios son claros, con un protocolo muy definido, Waterfall puede ser la opción más viable. Si el proyecto requiere una implicación constante del cliente, las metodologías ágiles como Scrum resultan mucho más aconsejables.

Elegir adecuadamente el mejor método para llevar a cabo tus proyectos será clave para que logres el éxito y equilibres la inversión de tus recursos. Ten siempre presente el “triángulo de hierro” y atrévete a innovar y apoyarte en la tecnología para hacer tus procesos más eficientes.

Desde nuestra división Randstad Technologies, conocemos a fondo la filosofía Agile y somos especialistas en desarrollo Scrum.

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