Grupo [reflexiones] Barcelona 14 de noviembre

Los pasados 14 y 27 de noviembre tuvieron lugar en Barcelona y Madrid, respectivamente, dos nuevos encuentros de [reflexiones], en esta ocasión de TPO (Training process Outsourcing), la división de Randstad que ayuda a las empresas a implementar modelos de aprendizaje y a organizar la formación de una manera efectiva. 

Durante la jornada nos acompañaron profesionales y especialistas en formación y aprendizaje de diferentes empresas y sectores, además de Oriol Mas, director general de Randstad de Direct, Training & Human Capital Consulting y Ana Luna, Manager Training Process Outsourcing. 

Compartir visiones y experiencias es el objetivo de [reflexiones], y a lo largo de estas jornadas se debatió y profundizó sobre la learning experience y los procesos de aprendizaje dentro de las organizaciones. 

Nos encontramos en un entorno de cambio y evolución constante, con sectores muy competitivos y en los que la velocidad es hoy un factor clave. En esta transformación y capacidad de adaptación de las compañías a estos momentos tan competitivos, los procesos de aprendizaje cobran un rol muy importante. 

Grupo [reflexiones] Madrid 27 de noviembre

Nuestro objetivo es que a lo largo del Journey el empleado/alumno tenga una experiencia excelente, ¿qué hacemos para conseguirlo y qué trabas nos encontramos a lo largo del proceso? 

La mayoría de los asistentes mostraron necesidad de enfocarse en algunos momentos de la experiencia de aprendizaje como el momento en el que se aprende, la accesibilidad de las formaciones a los empleados, la aplicabilidad a la formación y acertar con las necesidades de los empleados en materia normativa.  

1.- Momento de aprendizaje: 

Los invitados comentaron que la formación va muy ligada al interés y la motivación de las personas por aprender, a su compromiso de profesionalizarse y enfocadas a su propio autodesarrollo.

En este sentido, se debatió sobre los diferentes canales a través de los que se imparte la formación, ¿cuál prefieren los empleados? 

  • Elearning:

Coincidieron en que el elearning es perfecto para adquirir un conocimiento teórico, pero los alumnos necesitan estar acompañados, o sino, es difícil que alcancen el objetivo. “Quizás falta darle un poco de valor a las formaciones online. Al tener un coste reducido y ofrecer facilidades, no se valoran tanto como las presenciales, por lo que la percepción que se tiene no es de formación”,  afirmó uno de los asistentes. En esta línea, otro de los expertos comentó que la duración de las piezas no debe ser mayor a 25 minutos porque se pierde interés: “es mejor dividirlo en varias unidades”. 

En relación a esto, se añadió también el “feel free” que incluye por ende el elearning: dentro de tu horario, de tu jornada laboral, organízate y encaja la formación, lo que puede crear algo de frustración en el alumno. “Es fundamental que la formación online no se haga en el puesto de trabajo, no puedes esperar que el empleado esté haciendo todas sus tareas y a la vez, formándose. Para este tipo de formación lo óptimo sería habilitar una zona en la que puedan ir a formarse y no lo hagan en su puesto de trabajo”, comentaron. 

En este sentido Oriol apuntó “Damos por hecho que el elearning es una sustitución de lo presencial, pero no es así, es una herramienta diferente, que tiene su rol. Hablamos solo de formación presencial y elearning cuando de por medio hay muchas otras cosas. Por ejemplo, píldoras informativas en formato digital que no ocupan la misma duración que una presencial pero que son muy útiles”. Hablamos de formación digital con otros formatos tipo vídeo, de menor duración y que se puedan consumir en pequeñas dosis, y que a la vez, generen más impacto. “La idea es consumirlo y utilizarlo cuando se necesita”, continuó Oriol. 

  • Formación presencial:

Hace años todas las formaciones eran presenciales, pero, cada vez más, existe una tendencia mayor al elearning, aunque para ciertos colectivos técnicos las formaciones de habilidades presenciales continúan siendo un éxito. 

  • Gamificación: 

Los asistentes coincidieron, en que si hay algo que genera engagement en formación, es sin duda la gamificación. Algunos de ellos contaron experiencias en las que estuvieron jugando (y por tanto, aprendiendo) hasta altas horas de la noche. “El retorno estaba clarísimo, porque veías el porcentaje de aciertos en la primera hora y era bajo, y luego, en las siguientes rondas, solo por el tema de ensayo y error (las preguntas se repetían) al final acababan acertando, y por consiguiente, aprendiendo”, comentó uno de los invitados. 

Por ello, es importante gamificar la curva del aprendizaje. Si damos una formación, ¿cómo hacemos para que se mantenga viva? La solución es la gamificación, “el problema es que no se puede aplicar a todo”, concluyeron. 

“En compañías en las que el área de compliance es muy fuerte se ha intentado gamificar el proceso, de manera que la formación tiene una retribución adicional” comentó Oriol.

El futuro de la formación va encaminado a la gamificación. Son muchos los sectores que la utilizan para aprender jugando (como los colegios), pero no todos avanzan en la misma dirección. 

En conclusión, todos afirmaron que aunque las formaciones siempre se reciben de manera muy positiva, los empleados siempre prefieren que sean presenciales, o a través de gamificación. 

  • Compartir el conocimiento: 

Otro de los puntos importantes que se debatieron a lo largo de la reunión fue la idea de compartir conocimiento. “El conocimiento que hay dentro de las empresas es enorme, pero no se comparte. Hay que fomentar el hábito de compartir, de colaborar, de romper silos… y eso tiene un valor enorme, afirmó uno de los expertos. 

 Que las compañías seamos capaces de hacer que el conocimiento fluya y que exista una transferencia real es una ventaja competitiva.

Oriol Mas
 

“Debemos fomentar la cultura de compartir. Hay mucho conocimiento oculto que no estamos dejando aflorar, y tenemos que darle solución”, continuaron. 

“Es muy importante localizar dónde está el conocimiento, quién lo tiene y cómo se distribuye por la compañía”, comentó Ana Luna. ¿Lo distribuímos a través de formadores internos o externos? ¿existe una cultura de compartir? ¿a través de qué canales? Cuando una persona sale de la empresa, en muchas ocasiones su conocimiento se pierde, ya que no da tiempo a traspasarlo, pero es muy importante que se comparta. “Es por ello, que muchas compañías están realizando micro learning con prácticas muy concretas de conocimiento, porque si no, se pierde”, continuó Ana Luna. 

Lo idóneo sería encontrar una plataforma que permita integrar los contenidos que crean los empleados y que puedan ser de interés para formar a las personas, y de esta forma, el alumno puede realizar, no aquella formación que la empresa quiere que haga, sino la que le interesa para desempeñar su rol de manera óptima o para progresar dentro de la misma compañía, lo cual genera engagement.

Es por ello, que cada vez más, las empresas apuestan por utilizar plataformas que ayuden a compartir este conocimiento. Por ejemplo, a través de herramientas como Success factors, como bien apuntó uno de los expertos: “Nos permite compartir contenido, pero que el reto está en hacerla visualmente atractiva para que atraiga a los empleados”, mientras que otros crean espacios dentro de sus propias herramientas internas como la Intranet: “Hemos creado un espacio del conocimiento denominado Eureka dentro de nuestra Intranet, con la finalidad de que cualquier empleado pueda contribuir, y un experto en esa materia valida el contenido. Es realmente potente.” expuso otro de los invitados. 

“Creemos laboratorios de contenido, con contenidos cada vez más cortos y disponibles, frescos, de calidad y que estén disponible en la plataforma, en el entorno, de forma que este autoaprendizaje tenga una riqueza y cada año sea diferente”, afirmó Oriol. 

2.- Acceso a formaciones 

Dentro del learning journey es muy importante hacer llegar de manera eficiente la formación disponible a los empleados. “Desde aprendizaje tenemos que centrarnos en la experiencia del empleado, poner al empleado en el centro y asegurarnos de que las plataformas funcionan, que se puede compartir el conocimiento, que el autoaprendizaje funciona, que el mentoring está lanzándose, que hay cursos de calidad, y que la convocatoria o las comunicaciones sean tan atractivas y sencillas que el empleado no se las quiera perder”, comentó uno de los invitados. 

  • Absentismo 

En ambos encuentros, los expertos coincidieron en que el absentismo en formación es uno de los mayores retos a los que se enfrentan.

“En muchas ocasiones no es que el empleado no quiera, sino que tiene otras prioridades”, comentó uno de los expertos. 

Ahora bien, ¿cómo lo resolvemos?

“Muchas compañías abogan porque la formación sea parte del bonus, y el no asistir tenga una repercusión económica”, señalaron.  Por ejemplo, a través de un pacto de aprovechamiento, en el que si no asistes a la formación tienes que pagar un porcentaje.

“Otra opción es que a la hora de lanzar la convocatoria, se envíe al empleado con copia al manager, y en caso de no poder asistir él mismo o su superior debe proponer a otra persona”, comentó otro de los asistentes. 

Por el contrario, otro de los invitados afirmó que, al contrario que los demás, su índice de absentismo en formación es muy bajo, debido a que tienen un catálogo de formación muy depurado y alineado con el negocio. 

3.- Valoración 

  • ROI de la formación: 

La última fase del learning journey, la valoración, también es de vital importancia para los expertos que asistieron al encuentro: ¿Cómo medimos la formación? ¿A través de qué canales? ¿Cuánto margen de maniobra hay para reaccionar? Cuando existe una mala valoración, ¿cómo se gestiona?

Coincidieron en que, toda acción formativa tiene que tener varios indicadores con los que ver la eficacia o la mejora, pero que en general, medir el impacto de la formación es muy difícil, de hecho, no toda formación tiene un ROI. “No todo lo que una empresa gasta e invierte es inversión, pero sí puedes ser capaz de ver cómo una acción formativa ha impactado en los kpi’s del negocio”, afirmó uno de los asistentes. 

Salieron ideas como elaborar un cuestionario de eficacia que se envíe semanas más tarde de tener lugar la formación y que respondan si les ha sido útil para su puesto de trabajo: ¿qué recuerdas de esta formación y cómo la has aplicado?

“Hay varias capas en la evaluación de la formación. La satisfacción es una de ellas, pero es importante tomar decisiones en función a los resultados. En muchas ocasiones la medimos pero no la utilizamos y tiene un poder muy grande”, apuntó Oriol. “También existe una dimensión de desarrollo personal, que se mide en la evaluación de desempeño, pero a veces, el manager no conoce al detalle la formación y no es capaz de evaluar el impacto. La tercera es la dimensión de negocio, que se mide con índices tipo satisfacción del cliente o aspectos de negocio puro: margen, crecimiento, ventas, etc. En este punto es clave empezar a trabajar los analytics porque los datos de formación se pueden conectar con negocio a través de correlaciones estadísticas. Y por último, la dimensión personal, en relación al clima laboral, ya que la formación cumple una función de engagement”, concluyó Oriol. 

En este sentido los invitados afirmaron que en muchas ocasiones el hándicap para la formación son los propios managers, porque su prioridad es el negocio y no entienden la importancia de la formación. “En el mundo operacional es muy complicado hacerles entender que si se invierte una hora en formacion mañana se ganará en eficacia y efectividad”, comentó uno de los expertos. 

En conclusión, son muchos los retos a los que se enfrentan las organizaciones en relación al rol de formación, que a la vez está cambiando para conseguir que el learning journey sea una experiencia excelente y efectiva.

¿Necesitas ayuda con los procesos de formación en tu empresa? En Randstad TPO, ¡te ayudamos!