Onboarding

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Probablemente, este tipo de situaciones no sean siempre positivas. Desde el primer contacto, las empresas marcan la relación y el vínculo con el empleado. Las organizaciones, conscientes de ello, están dejando atrás los métodos tradicionales y cada vez cobra más relevancia un nuevo proceso para fidelizar el talento: el onboarding.

¿Qué es el onboarding process?

Se trata de un plan mediante el cual la empresa pretende conseguir que los nuevos empleados se adapten con facilidad a la dinámica diaria de la organización. El objetivo esencial es integrar completamente al nuevo empleado en la empresa, asegurándose así la retención del talento.

Esta técnica empresarial facilita al talento la máxima información sobre lo que será su día a día para que conozca quiénes son sus jefes y compañeros, en qué lugar desempeñará sus tareas, las responsabilidades de su trabajo, las herramientas que debe utilizar, así como todos los detalles necesarios para que su aclimatación sea la más adecuada.

La manera de gestionar la incorporación de personas en una empresa es un factor clave que marcará la diferencia entre el éxito y el fracaso. El proceso de onboarding busca que el nuevo empleado se adapte rápidamente, ofreciendo un rendimiento óptimo y con un alto nivel de bienestar, de manera que la experiencia de los empleados sea buena para mejorar el employer branding.

¿Cómo hacer un buen plan de onboarding para la bienvenida de un empleado?

Para conseguir fuertes vínculos profesionales y humanos entre el empleado y la empresa, es esencial disponer de un plan desde antes de que se seleccione al propio trabajador. El proceso de onboarding debe estar preparado detalladamente y es necesario seguir varios pasos para que se ejecute correctamente:

  • Creación de programas de integración para preparar la llegada del empleado: diferentes herramientas permiten modificar todos los parámetros (día y hora de llegada, paquete de bienvenida, creación de correo electrónico, etc.) creando un espacio adaptado al perfil del nuevo trabajador que estará listo antes de su primer día en la empresa.
  • Suscitar el entusiasmo del nuevo empleado: las empresas deben generar ilusión en el empleado, por ejemplo, enviándole un mensaje de correo unos días antes de su incorporación o una tarjeta de bienvenida firmada por el departamento de Recursos Humanos. Otra práctica muy extendida en el ámbito empresarial es entregar al empleado en su primer día de trabajo un Welcome Pack, que es un paquete de bienvenida que debe recoger el código de conducta de la empresa, sus políticas generales y específicas y reflejar su cultura y su personalidad.
  • Elaboración de un directorio de equipo para conocer a los empleados: es un novedoso método para facilitar el periodo de adaptación, ya que así el nuevo trabajador pondrá cara y nombre a todos sus compañeros.
  • Establecer un documento interno para los involucrados en el proceso: aquellas personas vinculadas al proceso de onboarding deben estar informadas de manera instantánea para saber cómo deben actuar en cada momento. Toda esta información deberá estar correctamente recopilada en un archivo al que tendrán acceso.
  • Centralizar los archivos: el nuevo empleado debe tener un rápido acceso a los documentos de trabajo, facilitando así su tarea y pudiendo entrar a ellos en pocos clics.
  • Causar una excelente impresión el primer día será clave para obtener mejores resultados a largo plazo: ¿por qué? Generar bienestar desde el comienzo en el empleado posibilitará una adecuada predisposición para poner en práctica su talento. Para ello, desde el primer momento se debe reconocer el valor individual del nuevo empleado. Un paso recomendable para posibilitar su integración es que el recién llegado tenga un cara a cara con todos los compañeros y jefes. Conocer al equipo de trabajo es importante para formar un vínculo y facilitar la comunicación.
  • El objetivo durante el primer mes debe ser facilitar la adaptación del empleado proporcionándole los recursos necesarios para que pueda desarrollar correctamente sus tareas: la empresa facilitará unas pautas personalizadas y las herramientas adecuadas en función del puesto específico que servirán como guía de trabajo.
  • Durante los primeros tres meses el objetivo es que la relación laboral sea abierta y se haya generado un importante vínculo de confianza: es un momento importante para hacer análisis de la situación del empleado dentro de la empresa. El trabajador ya debe tener objetivos claros, se marcará expectativas y se mostrará satisfecho con los logros conseguidos.

Instaurar la figura del “buddy”

No podemos confiar en que cualquier compañero ofrezca un tour por las instalaciones a una nueva incorporación a la compañía, le presente a algunas personas, le informe de sus funciones y responsabilidades y le inunde con una montaña de formularios que rellenar y papeles que firmar. Para evitar esta situación, se instaura la figura de “buddy” que te explicamos a continuación.

¿Qué es un buddy en una empresa?

Cuando se incorpora un nuevo fichaje a la compañía, es importante cuidar la primera impresión que este puede crear sobre la compañía. Debemos mostrar interés y dar la bienvenida al nuevo trabajador como es debido. Dar la bienvenida a un nuevo trabajador es más que esto, es darle la posibilidad de integrarse con éxito en la empresa para ello se crea la figura de “buddy”.

La estrategia de bienvenida debe estar correctamente planificada y desarrollada y debe ser conocida por todas las personas que puedan estar implicadas. La razón es que, conseguir que la primera toma de contacto de un trabajador con la compañía y sus compañeros sea positiva, facilitará su incorporación y comportará beneficios a corto y largo plazo. Sentirse acogido y apreciado hará que el recién llegado abrace prontamente la cultura de la organización y su trabajo resulte más productivo.

El programa buddy en la empresa

Algunas empresas consideran que la manera más rápida y eficaz de integrar a un recién llegado es a través del programa “buddy” que consiste en  asignarle al recién incorporado un acompañante veterano para que lo guíe en la organización.

La figura del “buddy” suele ser atribuida a un compañero del mismo departamento y de su mismo nivel jerárquico que ayuda al nuevo empleado durante un corto período de tiempo.

Una correcta acogida no solo tiene beneficios para la persona recién incorporada si no que la empresa también puede verlo como una oportunidad para construir equipo y reforzar el sentimiento de pertenencia entre los empleados ya veteranos. La incorporación de un nuevo miembro puede fortalecer al equipo y ayudar a crear una dinámica más fuerte.

Por último, para asegurarnos de que los procesos de incorporación se ajustan a las necesidades de los nuevos trabajadores y a sus departamentos correspondientes deben ser procesos vivos, en evolución y deben revisarse periódicamente. Además, es necesario hacer un seguimiento de estos nuevos trabajadores para garantizar que la información y las promesas que recibió en su bienvenida son coherentes con su experiencia laboral real.

La bienvenida, en última instancia, no es más que el último paso de un proceso de selección y el primero de una relación laboral que pretende ser larga y productiva para todas las partes implicadas.

Diferencia entre buddy y mentor

Como ya hemos comentado, la figura del “buddy” se le asigna a un compañero de departamento de la nueva incorporación con el que comparte nivel jerárquico para que le acompañe durante un corto período de tiempo y le facilite su periodo de adaptación.

Sin embargo, cuando nos referimos a la figura de mentor, suele ser una persona con la que se establece una relación más formal a medio y largo plazo, en el caso del buddy suele ser informal y durante un corto periodo de tiempo, generalmente pertenece a un nivel jerárquico superior y tiene una amplia experiencia profesional.

Incorporaciones fallidas

Cuando se recibe apoyo por parte de los compañeros y de los líderes, los nuevos empleados tienen una actitud más positiva hacia su trabajo y tienen un mejor rendimiento.

Cuando no reciben este apoyo, se produce el efecto inverso, lo que lleva a los empleados a ser más improductivos y provocan en muchos casos el abandono del empleo antes de cumplir cuatro meses.

Por lo general, tomarse tiempo y esfuerzo para preparar una correcta bienvenida son una inversión con efectos a corto, medio y largo plazo. Entre otras cosas, ayuda a construir una buena reputación como empleador y a poner las bases de un sentimiento de pertenencia y de comunidad.

Para empezar, hay que asegurarse de que al nuevo empleado se le asigne a su llegada un espacio y los recursos necesarios para trabajar: un ordenador con los programas necesarios, una cuenta de correo electrónico y acceso a la intranet, un dispositivo móvil, un escritorio, un despacho, etc.

Además, hay que preparar un programa de bienvenida que se adapte a las necesidades del departamento para que el nuevo empleado se sumerja en la cultura de la empresa lo antes posible. Parte de este programa es un manual u otro documento que recoja la información que todo empleado debe conocer sobre la organización: horarios y otras informaciones de funcionamiento interno, la estructura empresarial, el organigrama, el programa de beneficios, etc.

En la misma línea, es bueno reservar un tiempo el primer día para que el nuevo empleado se reúna con el personal de Recursos Humanos para que pueda hacer preguntas acerca de los beneficios de la compañía, las políticas de RRHH, la compensación…

La rápida inmersión de un nuevo empleado en la cultura organizacional es la mejor manera de hacerle sentir parte valiosa del equipo. Así como asignarle funciones y pedir su involucración en proyectos es la manera de que pueda sentirse productivo en su puesto de inmediato.

No obstante, esto supone un gran reto para las empresas, que no es otro que llevar a cabo correctamente el proceso de onboarding. Solo así, conseguirán ofrecer al talento humano un valor diferente al que ofrecen sus competidores y crear así una marca fuerte y con identidad propia.

Y tú, ¿cuál consideras que es la mejor forma de integrar a los nuevos empleados?