Onboarding: cómo dar la bienvenida a un nuevo empleado

¿Cómo recuerdas la llegada a tu último trabajo? ¿Tuviste una buena experiencia? Probablemente, este tipo de situaciones no sean siempre positivas. Desde el primer contacto, las empresas marcan la relación y el vínculo con el empleado. Las organizaciones, conscientes de ello, están dejando atrás los métodos tradicionales y cada vez cobra más relevancia un nuevo proceso para fidelizar el talento: el onboarding.

Se trata de un plan mediante el cual la empresa pretende conseguir que los nuevos empleados se adapten con facilidad a la dinámica diaria de la organización. El objetivo esencial es integrar completamente al nuevo empleado en la empresa.

Esta técnica empresarial facilita al talento la máxima información sobre lo que será su día a día para que conozca quiénes son sus jefes y compañeros, en qué lugar desempeñará sus tareas, las responsabilidades de su trabajo, las herramientas ue debe utilizar, así como todos los detalles necesarios para que su aclimatación sea la más adecuada.

La manera de gestionar la incorporación de personas en una empresa es un factor clave que marcará la diferencia entre el éxito y el fracaso. El proceso de onboarding busca que el nuevo empleado se adapte rápidamente, ofreciendo un rendimiento óptimo y con un alto nivel de bienestar, de manera que la experiencia de los empleados sea buena para mejorar el employer branding.

 

¿Cómo hacer un buen plan de onboarding?
Para conseguir fuertes vínculos profesionales y humanos entre el empleado y la empresa, es esencial disponer de un plan desde antes de que se seleccione al propio trabajador. El proceso de onboarding debe estar preparado detalladamente y es necesario seguir varios pasos para que se ejecute correctamente:

1. Creación de programas de integración para preparar la llegada del empleado: diferentes herramientas permiten modificar todos los parámetros (día y hora de llegada, paquete de bienvenida, elementos de capacitación, creación de correo electrónico, etc.) creando un espacio adaptado al perfil del nuevo trabajador que estará listo antes de su primer día en la empresa.

2. Suscitar el entusiasmo del nuevo empleado: las empresas deben generar ilusión en el empleado, por ejemplo, enviándole un mensaje de correo unos días antes de su incorporación o una tarjeta de bienvenida firmada por el departamento de Recursos Humanos. Otra práctica muy extendida en el ámbito empresarial es entregar al empleado en su primer día de trabajo un Welcome Pack, que es un paquete de bienvenida que debe recoger el código de conducta de la empresa, sus políticas generales y específicas y reflejar su cultura y su personalidad.

3. Elaboración de un directorio de equipo para conocer a los empleados: es un novedoso método para facilitar el periodo de adaptación, ya que así el nuevo trabajador pondrá cara y nombre a todos sus compañeros.

4. Establecer un documento interno para los involucrados en el proceso: aquellas personas vinculadas al proceso de onboarding deben estar informadas de manera instantánea para saber cómo deben actuar en cada momento. Toda esta información deberá estar correctamente recopilada en un archivo al que tendrán acceso.

5. Centralizar los archivos: el nuevo empleado debe tener un rápido acceso a los documentos de trabajo, facilitando así su tarea y pudiendo entrar a ellos en pocos clics.

6. Causar una excelente impresión el primer día será clave para obtener mejores resultados a largo plazo: ¿por qué? Generar bienestar desde el comienzo en el empleado posibilitará una adecuada predisposición para poner en práctica su talento. Para ello, desde el primer momento se debe reconocer el valor individual del nuevo empleado. Un paso recomendable para posibilitar su integración es que el recién llegado tenga un cara a cara con todos los compañeros y jefes. Conocer al equipo de trabajo es importante para formar un vínculo y facilitar la comunicación.

7. El objetivo durante el primer mes debe ser facilitar la adaptación del empleado proporcionándole los recursos necesarios para que pueda desarrollar correctamente sus tareas: la empresa facilitará unas pautas personalizadas y las herramientas adecuadas en función del puesto específico que servirán como guía de trabajo.

8. Durante los primeros tres meses el objetivo es que la relación laboral sea abierta y se haya generado un importante vínculo de confianza: es un momento importante para hacer análisis de la situación del empleado dentro de la empresa. El trabajador ya debe tener objetivos claros, se marcará expectativas y se mostrará satisfecho con los logros conseguidos.

 

Ventajas de hacer un buen plan de onboarding
Las empresas llevan a cabo procesos de selección de personal realizando grandes esfuerzos con el objetivo de atraer y retener el talento y contratar a los mejores profesionales en cada área. Sin embargo, estos procesos deben ir acompañados de una fase de integración para lograr que los nuevos empleados tengan una experiencia satisfactoria.

De lo contrario, es probable que la percepción del trabajador sobre esa empresa sea negativa y poco duradera. Así lo asegura un estudio realizado por Linkedin, que afirma que hasta un 4 % de los nuevos empleados abandona el empleo después de una nefasta experiencia en su primer día; y el 22 % de los cambios de trabajo se producen durante los primeros 45 días.

A esta fase de adaptación no siempre se le dedica el tiempo e interés que merece, por lo que a largo plazo termina siendo contraproducente para las propias empresas, llegando a invertir hasta tres veces más en contratar nuevos empleados que en retener el talento.

El éxito en el proceso de onboarding pasa por ejecutarlo de manera completa y eficaz para generar felicidad, comodidad y satisfacción en el trabajador, sintiéndose motivado diariamente para mostrar todo su talento. Así, empresa y empleado saldrán beneficiados de esta relación laboral, ya que es un proceso que genera varias ventajas:

– Posibilita un mayor vínculo entre la empresa y el empleado.

– Ayuda a la rápida integración de los empleados, por lo que disminuye el riesgo de fracaso.

– Genera un impacto positivo en la retención de talento de la empresa.

– Incrementa el nivel de productividad porque el aprendizaje del empleado es mucho más rápido.

– Promueve la adecuación a la cultura de la organización.

– Reduce la tasa de rotación, ya que disminuye el riesgo por el cambio de empresa.

– Proporciona al nuevo empleado herramientas útiles, prácticas y concretas para desempeñar sus labores de forma segura.

 

Otros factores que permiten mejorar la experiencia del candidato
Actualmente, los conceptos “trabajo” y “oficina” han cambiado. Las empresas buscan potenciar el desarrollo de espacios laborales en los que se construyan relaciones sociales y se intercambien experiencias positivas que influyan en la mejora de la productividad, la salud y el bienestar del empleado. Este es un paso muy importante dentro del proceso de onboarding.

Una experiencia profesional positiva del empleado es, a su vez, un elemento importante en el prestigio de la compañía, su imagen en la sociedad y su capacidad para atraer y fidelizar al talento. Una de las claves para conseguirlo es lograr que los empleados se sientan partícipes de diferentes proyectos que les posibiliten desarrollarse profesionalmente. En todo momento los trabajadores necesitan asumir retos y trabajar a través de objetivos, realizando actividades dinámicas en las que puedan exhibir sus aptitudes y habilidades. Para que así sea, resulta muy productivo trabajar en espacios comunicativos y con un alto nivel de participación, de manera que se sientan libres para aportar toda su creatividad.

No obstante, esto supone un gran reto para las empresas, que no es otro que llevar a cabo correctamente el proceso de onboarding. Solo así, conseguirán ofrecer al talento humano un valor diferente al que ofrecen sus competidores y crear así una marca fuerte y con identidad propia.


Y tú, ¿cuál consideras que es la mejor forma de integrar a los nuevos empleados?