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Al cerrar un proceso de selección, llega la hora de dar la bienvenida al nuevo incorporado como colofón al proceso de reclutamiento y como primer paso para la retención. Y no solo por empatía con el recién llegado, también porque esto redundará en mayor compromiso y, por tanto, mayor productividad.

Igual que las personas, las organizaciones solo tienen una posibilidad de dar una buena primera impresión, así que deben aprovecharla cuando incorporan a un nuevo fichaje. No podemos confiar en que cualquier compañero ofrezca un tour por las instalaciones, le presente a algunas personas, le informe de sus funciones y responsabilidades y le inunde con una montaña de formularios que rellenar y papeles que firmar.
Dar la bienvenida a un nuevo trabajador es más, es darle la posibilidad de integrarse con éxito en la empresa. Por ello, la estrategia de bienvenida debe estar correctamente planificada y desarrollada y debe ser conocida por todas las personas que puedan estar implicadas.
La razón es que, conseguir que la primera toma de contacto de un trabajador con la compañía y sus compañeros sea positiva, facilitará su incorporación y comportará beneficios a corto y largo plazo. Sentirse acogido y apreciado hará que el recién llegado abrace prontamente la cultura de la organización y su trabajo resulte más productivo.
Incorporaciones fallidas
Un estudio publicado por la Academy of Management Journal muestra que los primeros 90 días en un nuevo empleo son fundamentales para la construcción de una buena relación con la empresa, la dirección y los compañeros de trabajo.
Cuando se recibe apoyo por parte de los compañeros y de los líderes, los nuevos empleados tienen una actitud más positiva hacia su trabajo y tienen un mejor rendimiento.
Cuando no reciben este apoyo, se produce el efecto inverso, lo que lleva a los empleados a ser más improductivos y provocan en muchos casos el abandono del empleo antes de cumplir cuatro meses.
Las deserciones se pueden producir incluso mucho antes de estos 90 días, según XYZ University: más del 16% de las nuevas contrataciones abandonan en los primeros siete días en el trabajo.
Estos y otros estudios demuestran que tomarse tiempo y esfuerzo para preparar una correcta bienvenida son una inversión con efectos a corto, medio y largo plazo. Entre otras cosas, ayuda a construir una buena reputación como empleador y a poner las bases de un sentimiento de pertenencia y de comunidad.
Para empezar, hay que asegurarse de que al nuevo empleado se le asigne a su llegada un espacio y los recursos necesarios para trabajar: un ordenador con los programas necesarios, una cuenta de correo electrónico y acceso a la intranet, un dispositivo móvil, un escritorio, un despacho, etc.
Además, hay que preparar un programa de bienvenida que se adapte a las necesidades del departamento para que el nuevo empleado se sumerja en la cultura de la empresa lo antes posible.
Parte de este programa es un manual u otro documento que recoja la información que todo empleado debe conocer sobre la organización: horarios y otras informaciones de funcionamiento interno, la estructura empresarial, el organigrama, el programa de beneficios, etc.
En la misma línea, es bueno reservar un tiempo el primer día para que el nuevo empleado se reúna con el personal de Recursos Humanos para que pueda hacer preguntas acerca de los beneficios de la compañía, las políticas de RRHH, la compensación…
La rápida inmersión de un nuevo empleado en la cultura organizacional es la mejor manera de hacerle sentir parte valiosa del equipo. Así como asignarle funciones y pedir su involucración en proyectos es la manera de que pueda sentirse productivo en su puesto de inmediato.
Una oportunidad para el team building
Algunas empresas consideran que la manera más rápida y eficaz de integrar a un recién llegado es asignarle un acompañante veterano para que lo guíe en la organización.
Es la figura del mentor o del “buddy”, que, a diferencia del mentor, suele ser un compañero del mismo departamento y de su mismo nivel jerárquico que ayuda al nuevo empleado durante un corto período de tiempo.
Más allá de los beneficios que una correcta acogida tiene para la persona recién incorporada, los procesos de bienvenida deben contemplarse también como una oportunidad de construir equipo y reforzar el sentimiento de comunidad para los empleados ya veteranos. La incorporación de un nuevo miembro puede fortalecer al equipo y ayudar a crear una dinámica más fuerte.
Por último, los procesos de incorporación deben ser procesos vivos, en evolución, que se revisen de manera periódica para asegurarnos de que se ajustan a las necesidades de los nuevos trabajadores y de los departamentos a los que se incorporan.
Además, se debe hacer seguimiento de estos nuevos trabajadores para garantizar que la información y las promesas que recibió en su bienvenida son coherentes con su experiencia laboral real.
La bienvenida, en última instancia, no es más que el último paso de un proceso de selección y el primero de una relación laboral que pretende ser larga y productiva para todas las partes implicadas.