Cómo preparar una reunión de trabajo

 

Es fundamental que las reuniones que se llevan a cabo en el ámbito laboral sean lo más eficientes posible para así evitar pérdidas de tiempo. Poder identificar, desarrollar y poner en común ideas es el objetivo principal de dichas reuniones, por lo que a mayor productividad mayor será el éxito empresarial.

 

Ventajas de aprovechar al máximo una reunión
Son muchas las ventajas que ofrece una buena reunión de trabajo, pero principalmente destacan dos:

1. Permiten poner toda la información en común. Cuando unimos a nuestro equipo, ofrecemos la posibilidad de intercambiar puntos de vista, así como defender sus ideas o aportar sugerencias, consiguiendo una mayor consolidación e implicación en los proyectos por parte de los trabajadores.

2. Encontrar nuevas oportunidades y corregir a tiempo posibles incidencias. El intercambio de puntos de vista y perspectivas, desde distintas áreas de la compañía, también sirven para encontrar nuevas oportunidades de crecimiento y detectar posibles futuros problemas y soluciones a éstos, permitiendo a la empresa abordar a tiempo las posibles dificultades.

 

¿Cómo conseguir que las reuniones de trabajo sean eficientes?
Para lograr que las reuniones sean realmente eficientes, es interesante llevar a la práctica algunos consejos. ¡Toma nota!

Fijar el número adecuado de reuniones en la empresa. Tanto un exceso, como una falta de ellas puede suponer una merma de la productividad. Define previamente el tiempo de cada reunión en base a los temas que se van a tratar, así evitarás que queden asuntos pendientes o dudas sin resolver o, por el contrario, se extienda demasiado y lleve más tiempo del estrictamente necesario.

Preparar con antelación la reunión. Es necesario planificar previamente el contenido, el orden de los temas a tratar y el tiempo aproximado que se va a emplear en cada uno de ellos. Gestionar la agenda y estipular datos como el lugar y la hora de la reunión, los puntos clave a tratar y los asistentes para distribuirla antes de la reunión con la finalidad de que todos tengan constancia.

Involucrar a cada participante. Dar voz a todos los asistentes e invitarlos a participar en la reunión contribuye a obtener una mayor atención y retención de los conceptos. Ver qué pueden aportar favorece la consecución de objetivos y la posible mejora en los resultados de negocio.

Medir periódicamente el resultado de las reuniones. Para conocer si están siendo realmente aprovechadas, se recomienda realizar un seguimiento de forma regular. Preguntar a los asistentes tras la reunión para conocer su opinión y obtener feedback directo es una buena forma de saber si realmente son útiles y de extraer ideas de mejora para las siguientes.

Recopilar todos los datos y las conclusiones. Para evitar que toda la información tratada caiga en el olvido, es interesante que se tomen notas específicas de cada asunto. Además, estas notas serán útiles también para poner en conocimiento de los ausentes todo lo acontecido en la reunión.

Definitivamente, las reuniones son clave para la comunicación y el buen trabajo de una compañía. No obstante, hay que dedicarle el tiempo suficiente tanto antes (planificación) como después (feedback de los empleados y medición de los resultados). Solo así todo el esfuerzo realizado se verá recompensado.  Y es que, ya sea para cumplir las metas de una empresa, tomar decisiones o buscar apoyo, si se realizan de forma adecuada, éstas pueden ayudarnos en nuestro camino hacia el éxito.

 

Y tú, ¿crees que las reuniones en tu empresa son eficientes? ¿Qué cambiarías para mejorarlas?