secretaria o secretario.

Las funciones y responsabilidades de una secretaria o de un secretario dependen del tipo de puesto y sector en el que se desempeñe.

• Secretaria privada: organiza la agenda laboral y personal de su jefa o jefe, cambia citas y reorganiza el calendario en función de las ocupaciones de la persona para la que trabaja. Es el rol de secretaria en el que se requiere de la máxima confianza con el jefe o la jefa, ya que se ocupa de la mayoría de sus asuntos privados.
• Secretaria administrativa: controla operaciones y documentos contables; colabora con el contable de la empresa; realiza trámites bancarios y en otras entidades financieras; gestiona pagos a proveedores y también inventarios y caja de la empresa; se encarga de aspectos vinculados con la facturación y la elaboración de presentaciones.
• Secretaria recepcionista: su rol es clave porque se trata de la primera persona con la que entablan contacto los clientes. Recibe, almacena y redacta documentos; atiende y desvía llamadas telefónicas; orienta a quienes visitan la empresa, atiende clientes y realiza gestiones de logística; envía emails y monitoriza la seguridad.
• Secretaria médica: da la bienvenida a las personas que se dirigen a la clínica, hospital o centro de salud; atiende el teléfono y orienta a los pacientes; gestiona turnos y citas. Asimismo, da información necesaria sobre el servicio prestado en el sector en el que se encuentra, y recibe a otros profesionales de la salud y a visitadores médicos.
• Secretaria de un colegio: organiza el correo electrónico y postal; cumple funciones de gestión administrativa y económica; lleva el acta de las reuniones del personal docente; coordina los libros y archivos del centro docente.
• Secretaria jurídica: brinda apoyo administrativo a los profesionales judiciales; transcribe documentos legales, cartas y formularios; prepara documentos con facturas, notas informativas, testamentos, contratos y arrendamientos.
• Secretaria ejecutiva: también llamada secretaria de alta dirección, se responsabiliza de tareas de gran calado y, generalmente, se desempeña cerca de cargos de gran jerarquía como presidentes, gerentes, CEO o directores de grandes compañías. También gestiona la agenda personal y laboral de su jefa o jefe y, además, cumple funciones administrativas: dirección de aspectos asociados con el óptimo funcionamiento de las áreas de una empresa, revisión de presentaciones que hará su superior o superiora ante un auditorio, redacción de documentos de diversa tipología...

Sea cual sea el área en la que haya sido contratada, un secretario o secretaria trabaja en relación de dependencia con su jefe y está al tanto en cada momento de todo lo que este necesite. Por ello debe combinar las tareas de ejecución práctica con las de estar al servicio de demandas y órdenes que surjan en el acto y que deberá aplicar al instante.

Si se trata de una secretaria privada, administrativa, recepcionista o ejecutiva, puede llevar a cabo sus funciones en pequeñas y medianas empresas o en grandes compañías dedicadas a todo tipo de actividades económicas. Y en el caso de las secretarias de un colegio o de las médicas o jurídicas, su entorno laboral dependerá de la clase de instituciones educativas, de salud o del ámbito legal en el que trabaje.

• Secretaria privada: su jefe o jefa (generalmente la persona que dirige la empresa), personal administrativo, encargados de sección o gerentes por área.
• Secretaria administrativa: contables, personal administrativo, director o directora de la empresa.
• Secretaria recepcionista: el personal que trabaja en la empresa, sea de la índole que sea.
• Secretaria médica: médicos, enfermeras, anestesistas, personal de mantenimiento, camilleros y todo aquel que ejecute su cometido en un centro de salud, clínica u hospital.
• Secretaria de un colegio: personal docente, empleado de mantenimiento y director o directora de la escuela o centro educativo.
• Secretaria jurídica: jueces y juezas, abogadas y abogados, personal administrativo, directores y subordinados de diferentes áreas jurídicas.
• Secretaria ejecutiva: presidente, CEO o gerente de la compañía, personal administrativo, jefes de área de la empresa.

Una secretaria cumple un horario de trabajo generalmente rutinario y organizado a jornada completa de 9 a 18 horas. No es habitual que se soliciten perfiles a media jornada para este puesto, ya que el trabajo de secretaria requiere de, al menos, 40 horas laborales para que sea óptimo y pueda cumplir con las obligaciones que implica. Pueden haber ocasiones puntuales de grandes volúmenes de trabajo en una empresa, en un centro de salud o en una oficina jurídica en las que la secretaria o el secretario deba hacer horas extra.

Al tratarse de un sector muy amplio, las posibilidades de trabajar de secretaria son incontables y es una manera óptima de conseguir empleo con relativa rapidez. También depende de la formación que tenga la persona interesada, ya que no es lo mismo trabajar de secretaria ejecutiva que de secretaria en un hospital o en el ámbito jurídico. Sea como fuere, en múltiples ámbitos laborales, oficinas, instituciones y empresas se necesita del rol clave de una secretaria. Por lo que las perspectivas de empleo son prometedoras.

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