secretaria o secretario.

 

No existen jefes o jefas eficientes sin una buena secretaria o secretario que los acompañe y que gestione aspectos fundamentales del trabajo. Esto, por lo general, es así en cualquier empresa u organización. El buen desempeño de una secretaria constituye uno de esos engranajes imprescindibles que propician que todo funcione de manera fluida.

ver ofertas de secretaria o secretario

¿qué es una secretaria?

La secretaria es esa profesional que se ocupa de las tareas administrativas de una empresa y que asiste a su jefa o jefe en todo lo que necesite. También llamada auxiliar administrativa, la secretaria se encarga de actividades elementales en una oficina, ya se trate de una pública o privada, y es la colaboradora más estrecha de la persona que ocupa un cargo directivo o ejecutivo.

rol de la secretaria

  • Gestiona el tiempo del cargo ejecutivo o gerente de una empresa, de manera que pueda ocuparse de la toma de decisiones o de la relación con los clientes.
  • Efectúa el trabajo administrativo que tiene que ver con el funcionamiento cotidiano de una oficina: atención de llamadas telefónicas, tramitación de entrada y salida de correspondencia, recepción de documentos, atención a las visitas y a los proveedores.
  • Maneja la agenda de reuniones y eventos de su jefa o jefe, haciendo cambios cada vez que sea requeridos y reprogramando fechas de encuentros.
  • Conoce el funcionamiento de las herramientas tecnológicas de una empresa: ordenadores, telefonía, fotocopiadora, impresora, etc.
  • Maneja idiomas, fundamentalmente el inglés, para estar preparada a la hora de atender telefónica o presencialmente a clientes de otros países.
  • Controla aspectos fundamentales del protocolo empresarial e institucional y los aplica en su trabajo, adaptándolos al tipo de empresa o de institución en la que presta sus servicios.

1.- salario medio de secretaria

En el momento de calcular el salario medio de una secretaria entran en juego diversos factores: el tipo de secretaria, la formación, si habla algunos idiomas, si trabaja en una empresa pequeña o en una compañía multinacional, si requiere de horas extra y si su trabajo implica una movilidad y de qué tipo cómo viajar a otras ciudades y a otros países.

Según la web especializada en comparativas salariales, el sueldo mínimo de un secretario o de una secretaria en España en 2022 es de 1036 euros, generalmente cuando inicia su trabajo y no tiene experiencia; mientras que el salario máximo se ubica en los 2293 euros mensuales. Dependiendo de los aspectos que mencionamos anteriormente, el sueldo inicial bruto mensual de una secretaria puede alcanzar los 1653 euros. Y tras 5 años de servicio, la cantidad se ubica entre los 1159 y los 1840 euros al mes.

2.- tipos de secretaria

  • Secretaria privada: es la que tiene una relación de máxima confianza con su jefe y se ocupa de su agenda personal y laboral o de ambas, dependiendo del contrato y de la relación laboral que establezcan.
  • Secretaria administrativa: se encarga de funciones vinculadas a temas financieros y contables para las que se requieren de ciertos conocimientos y habilidades para el manejo de documentación específica.
  • Secretaria recepcionista: es la que se responsabiliza de atender las llamadas telefónicas, dar la bienvenida a los clientes que se acercan a la oficina y gestionar el envío y recepción de correspondencia y documentos.
  • Secretaria médica: es el primer contacto con personas que acuden al médico por lo que ha de tener mucho tacto en el trato con los pacientes.
  • Secretaria de un colegio: desempeña múltiples funciones vinculadas con el cuerpo docente y los alumnos.
  • Secretaria jurídica: brinda apoyo administrativo al personal de las oficinas judiciales, preparando documentos para procesos jurídicos de diversa índole. También suele organizar la agenda de abogados y jueces.
  • Secretaria ejecutiva: cumple un rol más activo dentro de la empresa y asume una serie de decisiones de mayor relevancia comparadas con las de otros perfiles de secretaria.

3.- trabajar como secretaria

funciones y responsabilidades

Las funciones y responsabilidades de una secretaria o de un secretario dependen del tipo de puesto y sector en el que se desempeñe.

  • Secretaria privada: organiza la agenda laboral y personal de su jefa o jefe, cambia citas y reorganiza el calendario en función de las ocupaciones de la persona para la que trabaja. Es el rol de secretaria en el que se requiere de la máxima confianza con el jefe o la jefa, ya que se ocupa de la mayoría de sus asuntos privados.
  • Secretaria administrativa: controla operaciones y documentos contables; colabora con el contable de la empresa; realiza trámites bancarios y en otras entidades financieras; gestiona pagos a proveedores y también inventarios y caja de la empresa; se encarga de aspectos vinculados con la facturación y la elaboración de presentaciones.
  • Secretaria recepcionista: su rol es clave porque se trata de la primera persona con la que entablan contacto los clientes. Recibe, almacena y redacta documentos; atiende y desvía llamadas telefónicas; orienta a quienes visitan la empresa, atiende clientes y realiza gestiones de logística; envía emails y monitoriza la seguridad.
  • Secretaria médica: da la bienvenida a las personas que se dirigen a la clínica, hospital o centro de salud; atiende el teléfono y orienta a los pacientes; gestiona turnos y citas. Asimismo, da información necesaria sobre el servicio prestado en el sector en el que se encuentra, y recibe a otros profesionales de la salud y a visitadores médicos.
  • Secretaria de un colegio: organiza el correo electrónico y postal; cumple funciones de gestión administrativa y económica; lleva el acta de las reuniones del personal docente; coordina los libros y archivos del centro docente.
  • Secretaria jurídica: brinda apoyo administrativo a los profesionales judiciales; transcribe documentos legales, cartas y formularios; prepara documentos con facturas, notas informativas, testamentos, contratos y arrendamientos.
  • Secretaria ejecutiva: también llamada secretaria de alta dirección, se responsabiliza de tareas de gran calado y, generalmente, se desempeña cerca de cargos de gran jerarquía como presidentes, gerentes, CEO o directores de grandes compañías. También gestiona la agenda personal y laboral de su jefa o jefe y, además, cumple funciones administrativas: dirección de aspectos asociados con el óptimo funcionamiento de las áreas de una empresa, revisión de presentaciones que hará su superior o superiora ante un auditorio, redacción de documentos de diversa tipología...

entorno laboral de la secretaria

Sea cual sea el área en la que haya sido contratada, un secretario o secretaria trabaja en relación de dependencia con su jefe y está al tanto en cada momento de todo lo que este necesite. Por ello debe combinar las tareas de ejecución práctica con las de estar al servicio de demandas y órdenes que surjan en el acto y que deberá aplicar al instante.

Si se trata de una secretaria privada, administrativa, recepcionista o ejecutiva, puede llevar a cabo sus funciones en pequeñas y medianas empresas o en grandes compañías dedicadas a todo tipo de actividades económicas. Y en el caso de las secretarias de un colegio o de las médicas o jurídicas, su entorno laboral dependerá de la clase de instituciones educativas, de salud o del ámbito legal en el que trabaje.

horario de trabajo

Una secretaria cumple un horario de trabajo generalmente rutinario y organizado a jornada completa de 9 a 18 horas. No es habitual que se soliciten perfiles a media jornada para este puesto, ya que el trabajo de secretaria requiere de, al menos, 40 horas laborales para que sea óptimo y pueda cumplir con las obligaciones que implica. Pueden haber ocasiones puntuales de grandes volúmenes de trabajo en una empresa, en un centro de salud o en una oficina jurídica en las que la secretaria o el secretario deba hacer horas extra.

¿quiénes son tus compañeros como secretaria?

  • Secretaria privada: su jefe o jefa (generalmente la persona que dirige la empresa), personal administrativo, encargados de sección o gerentes por área.
  • Secretaria administrativa: contables, personal administrativo, director o directora de la empresa.
  • Secretaria recepcionista: el personal que trabaja en la empresa, sea de la índole que sea.
  • Secretaria médica: médicos, enfermeras, anestesistas, personal de mantenimiento, camilleros y todo aquel que ejecute su cometido en un centro de salud, clínica u hospital.
  • Secretaria de un colegio: personal docente, empleado de mantenimiento y director o directora de la escuela o centro educativo.
  • Secretaria jurídica: jueces y juezas, abogadas y abogados, personal administrativo, directores y subordinados de diferentes áreas jurídicas.
  • Secretaria ejecutiva: presidente, CEO o gerente de la compañía, personal administrativo, jefes de área de la empresa.

perspectivas de empleo

Al tratarse de un sector muy amplio, las posibilidades de trabajar de secretaria son incontables y es una manera óptima de conseguir empleo con relativa rapidez. También depende de la formación que tenga la persona interesada, ya que no es lo mismo trabajar de secretaria ejecutiva que de secretaria en un hospital o en el ámbito jurídico. Sea como fuere, en múltiples ámbitos laborales, oficinas, instituciones y empresas se necesita del rol clave de una secretaria. Por lo que las perspectivas de empleo son prometedoras.

ventajas de trabajar con Randstad como secretaria

La versatilidad latente dentro del campo de las secretarias y secretarios que hemos estado comentado en este artículo la encontrarás en las ofertas de empleo publicadas en la plataforma de Randstad. Randstad te asegura que el sueldo se sitúe en los promedios habituales en el mercado laboral español. Y velará siempre para que las condiciones del trabajo sean las más adecuadas a tus expectativas. Con Randstad podrás acceder a las mejores ofertas de empleo cerca de tu lugar de residencia y con la versatilidad de firmar contratos temporales o fijos, según tus preferencias. Una persona de contacto estará siempre a tu disposición.

4.- educación y habilidades

calificaciones educativas

Para trabajar como secretaria no se requiere de una carrera de grado ni de una educación larga y reglada. Pero sí que se pueden estudiar aspectos relacionados con la profesión, porque resulta de gran ayuda no solo para desempeñarse en el puesto sino también para aumentar las posibilidades de contratación. En general, en la entrevista de trabajo se suele realizar una prueba breve en la que la candidata o candidato tiene que exponer los conocimientos específicos que se buscan, que maneje con soltura algún programa informático y que escriba y hable de manera fluida en inglés. Siempre ayuda, además de dominar los programas del Office de Microsoft, conocer algún otro vinculado con la maquetación o el diseño. Y también hablar y escribir en otra lengua: italiano, francés, chino, árabe...

Con respecto a los conocimientos específicos, dependerá sobre todo del tipo de sector en el que se lleve a cabo el trabajo de secretaria. Los conocimientos en salud son útiles para una secretaria médica, de la misma manera que lo son los jurídicos para una secretaria jurídica o los docentes para la secretaria de un colegio. La secretaria recepcionista deberá tener formación relacionada con protocolo empresarial y relaciones institucionales, algo que se agradece en la secretaria ejecutiva y administrativa, en ambos casos con el plus de conocimientos o formación en empresariales.

Existen algunas instituciones privadas que ofrecen formación específica en tecnicaturas, como son: Técnico Superior en Secretaria o Técnico Superior en Auxiliar Administrativo. En este tipo de formación, que dura entre 1 y 2 años, se aprenden cosas tales como gestión de datos, elaboración, presentación de informes y documentos, estudio de idiomas, manejo de computación, conocimiento de conceptos relacionados con relaciones institucionales y muchas cosas más.

habilidades y competencias

  • Facilidad para asumir varias tareas a la vez y poder gestionarlas con rapidez y efectividad.
  • Dotes comunicativas para hablar con gente diferente y con versatilidad para hacerlo por diferentes vías: cara a cara, por correo postal o por correo electrónico, por chat o por vía telefónica.
  • Saber administrar adecuadamente su tiempo y el de su jefe o jefa, teniendo en cuenta que, generalmente, la secretaria se encarga de organizar la agenda de su superior o superiora con la máxima efectividad posible.
  • Al estar en contacto con información sensible y material confidencial, ha de ser capaz de mantener las reservas correspondientes y la responsabilidad suficiente para no filtrar nada.
  • Capacidad de aprender idiomas con relativa facilidad, en caso de que sea preciso un perfeccionamiento en algún momento de su trabajo.
  • Estar permanentemente actualizada en todo lo referente a su profesión y al sector al que pertenece.