¿qué es una secretaria o secretario?

La secretaria o secretario es ese profesional que se ocupa de las tareas administrativas de una empresa y que asiste a su jefa o jefe en todo lo que necesite. También llamada auxiliar administrativa o auxiliar administrativo, la secretaria o secretario se encarga de actividades elementales en una oficina, ya se trate de una pública o privada, y es la colaboradora o colaborador más estrecho de la persona que ocupa un cargo directivo o ejecutivo.

rol de la secretaria

  • Gestiona el tiempo del cargo ejecutivo o gerente de una empresa, de manera que pueda ocuparse de la toma de decisiones o de la relación con los clientes.
  • Efectúa el trabajo administrativo que tiene que ver con el funcionamiento cotidiano de una oficina: atención de llamadas telefónicas, tramitación de entrada y salida de correspondencia, recepción de documentos, atención a las visitas y a los proveedores.
  • Maneja la agenda de reuniones y eventos de su jefa o jefe, haciendo cambios cada vez que sea requeridos y reprogramando fechas de encuentros.
  • Conoce el funcionamiento de las herramientas tecnológicas de una empresa: ordenadores, telefonía, fotocopiadora, impresora, etc.
  • Maneja idiomas, fundamentalmente el inglés, para estar preparada a la hora de atender telefónica o presencialmente a clientes de otros países.
  • Controla aspectos fundamentales del protocolo empresarial e institucional y los aplica en su trabajo, adaptándolos al tipo de empresa o de institución en la que presta sus servicios.

secretaria o secretario

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salario medio de una secretaria o secretario.

En el momento de calcular el salario medio de una secretaria entran en juego diversos factores: el tipo de secretaria, la formación, si habla algunos idiomas, si trabaja en una empresa pequeña o en una compañía multinacional, si requiere de horas extra y si su trabajo implica una movilidad y de qué tipo cómo viajar a otras ciudades y a otros países.

Según la web especializada en comparativas salariales, el sueldo mínimo de un secretario o de una secretaria en España en 2022 es de 1036 euros, generalmente cuando inicia su trabajo y no tiene experiencia; mientras que el salario máximo se ubica en los 2293 euros mensuales. Dependiendo de los aspectos que mencionamos anteriormente, el sueldo inicial bruto mensual de una secretaria puede alcanzar los 1653 euros. Y tras 5 años de servicio, la cantidad se ubica entre los 1159 y los 1840 euros al mes.

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tipos de secretaria o secretario

  • Secretaria privada: es la que tiene una relación de máxima confianza con su jefe y se ocupa de su agenda personal y laboral o de ambas, dependiendo del contrato y de la relación laboral que establezcan.
  • Secretaria administrativa: se encarga de funciones vinculadas a temas financieros y contables para las que se requieren de ciertos conocimientos y habilidades para el manejo de documentación específica.
  • Secretaria recepcionista: es la que se responsabiliza de atender las llamadas telefónicas, dar la bienvenida a los clientes que se acercan a la oficina y gestionar el envío y recepción de correspondencia y documentos.
  • Secretaria médica: es el primer contacto con personas que acuden al médico por lo que ha de tener mucho tacto en el trato con los pacientes.
  • Secretaria de un colegio: desempeña múltiples funciones vinculadas con el cuerpo docente y los alumnos.
  • Secretaria jurídica: brinda apoyo administrativo al personal de las oficinas judiciales, preparando documentos para procesos jurídicos de diversa índole. También suele organizar la agenda de abogados y jueces.
  • Secretaria ejecutiva: cumple un rol más activo dentro de la empresa y asume una serie de decisiones de mayor relevancia comparadas con las de otros perfiles de secretaria.
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trabajar como secretaria

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formación y competencias

calificaciones educativas

Para trabajar como secretaria no se requiere de una carrera de grado ni de una educación larga y reglada. Pero sí que se pueden estudiar aspectos relacionados con la profesión, porque resulta de gran ayuda no solo para desempeñarse en el puesto sino también para aumentar las posibilidades de contratación. En general, en la entrevista de trabajo se suele realizar una prueba breve en la que la candidata o candidato tiene que exponer los conocimientos específicos que se buscan, que maneje con soltura algún programa informático y que escriba y hable de manera fluida en inglés. Siempre ayuda, además de dominar los programas del Office de Microsoft, conocer algún otro vinculado con la maquetación o el diseño. Y también hablar y escribir en otra lengua: italiano, francés, chino, árabe...

Con respecto a los conocimientos específicos, dependerá sobre todo del tipo de sector en el que se lleve a cabo el trabajo de secretaria. Los conocimientos en salud son útiles para una secretaria médica, de la misma manera que lo son los jurídicos para una secretaria jurídica o los docentes para la secretaria de un colegio. La secretaria recepcionista deberá tener formación relacionada con protocolo empresarial y relaciones institucionales, algo que se agradece en la secretaria ejecutiva y administrativa, en ambos casos con el plus de conocimientos o formación en empresariales.

Existen algunas instituciones privadas que ofrecen formación específica en tecnicaturas, como son: Técnico Superior en Secretaria o Técnico Superior en Auxiliar Administrativo. En este tipo de formación, que dura entre 1 y 2 años, se aprenden cosas tales como gestión de datos, elaboración, presentación de informes y documentos, estudio de idiomas, manejo de computación, conocimiento de conceptos relacionados con relaciones institucionales y muchas cosas más.

aptitudes y competencias

  • Facilidad para asumir varias tareas a la vez y poder gestionarlas con rapidez y efectividad.
  • Dotes comunicativas para hablar con gente diferente y con versatilidad para hacerlo por diferentes vías: cara a cara, por correo postal o por correo electrónico, por chat o por vía telefónica.
  • Saber administrar adecuadamente su tiempo y el de su jefe o jefa, teniendo en cuenta que, generalmente, la secretaria se encarga de organizar la agenda de su superior o superiora con la máxima efectividad posible.
  • Al estar en contacto con información sensible y material confidencial, ha de ser capaz de mantener las reservas correspondientes y la responsabilidad suficiente para no filtrar nada.
  • Capacidad de aprender idiomas con relativa facilidad, en caso de que sea preciso un perfeccionamiento en algún momento de su trabajo.
  • Estar permanentemente actualizada en todo lo referente a su profesión y al sector al que pertenece.
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