asistente de oficina.

Algunas de las funciones de estos profesionales son:

1. recibir a los visitantes en las oficinas: como asistente de oficina, podrás estar situado en la entrada del despacho de un directivo o de un departamento de la empresa. Tu trabajo consistirá en recibir a los visitantes, evaluar sus necesidades y explicarles los servicios que ofrece la empresa. Si vienen a concertar una cita, les dirigirás a la oficina o despacho adecuado.
2. atender las peticiones de los clientes: tendrás que garantizar la satisfacción del cliente. Si no puedes resolver el problema de un cliente, deberás buscar a alguien que pueda ayudarle. Aparte de la asistencia en persona, también recibirás llamadas telefónicas, contestarás correos electrónicos y responderás a los clientes a través de diversos canales de comunicación.
3. recibir correspondencia: el trabajo de un asistente de oficina implicará recibir cartas en nombre de los jefes de departamento. Firmarás los envíos y los transmitirás a las oficinas correspondientes. También dirigirás las llamadas y los correos electrónicos de la recepción al destinatario o departamento adecuado.
4. manejo de equipos de oficina y mantenimiento del inventario: trabajarás con equipos de oficina como fotocopiadoras e impresoras y, por tanto, estarás al tanto de su correcta utilización. Te asegurarás de que el equipo funcione correctamente en todo momento y facilitarás su mantenimiento periódico. También revisarás y tendrás un control sobre los registros de los suministros e inventarios del departamento. Harás pedidos de suministros y los distribuirás por las oficinas de tu centro de trabajo.
5. redactar actas en reuniones: como asistente de oficina, tomarás nota y redactarás actas durante las reuniones. Organizarás las salas de conferencias antes de las reuniones y te asegurarás de que los asistentes dispongan de material de papelería para la reunión. También archivarás los documentos y actas importantes de la empresa para facilitar su consulta.

Como asistente de oficina, podarás trabajar en diversos sectores. Es habitual que estos profesionales trabajen en consultas médicas, despachos jurídicos, administraciones públicas, hospitales y colegios. Lo normal es que desarrolles tus tareas en una sala cerca de tu jefe o ejecutivo responsable de departamento. Es probable que termines compartiendo espacio de oficina con otros miembros de la secretaría. La excepción puede ser que vayas a trabajar como asistente de oficina de un alto cargo administrativo y termines disponiendo de un despacho privado. 

El entorno de trabajo habitual de un asistente de oficina son los interiores, principalmente oficinas. Sin embargo, con el cambio de la dinámica laboral, algunos asistentes de oficina trabajarán desde casa o cualquier lugar que permita trabajar en remoto.

Dependiendo del sector y de la empresa, entre tus compañeros podrá haber recepcionistas, auxiliares administrativos y grabadores de datos. También podrás trabajar con secretarios jurídicos y administradores de oficina, así como con otros especialistas, como asistentes ejecutivos, gestores de instalaciones y administrativos.

Por lo general, la mayoría de los asistentes de oficina van a trabajar entre 35 y 40 horas semanales. Dependiendo de la industria y el sector en el que trabajes, tendrás que hacer horas extras. Sin embargo, algunas empresas ofrecerán horarios bastante flexibles.

Tu horario de trabajo como asistente de oficina dependerá del sector. Por ejemplo, si eres asistente en una universidad, tendrás menos tareas y no necesitarás trabajar más de 40 horas a la semana. En cambio, si terminas trabajando en una gran empresa, tendrás más tareas y podrás trabajar hasta 45 horas semanales.

Lo normal es que trabajes cinco días a la semana. Sin embargo, en algunos sectores tendrás que acudir medio día durante el fin de semana. Tu trabajo como asistente de oficina será a tiempo parcial o completo, dependiendo de las necesidades específicas de la empresa. Sin embargo, la mayoría de los asistentes de oficina van a desarrollar su actividad profesional a jornada completa.

Trabajar como asistente de oficina implica desarrollarte profesionalmente en un puesto de nivel inicial con diversas oportunidades de crecimiento. Se puede ascender de asistente de oficina a auxiliar administrativo, administrador o gerente de oficina y, más adelante, a director de oficina. También podrás especializarte ofreciendo apoyo a los ejecutivos de la empresa para convertirte en asistente ejecutivo. También podrás centrarte en otras funciones, como secretario jurídico o asistente jurídico.

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