recepcionista.

Como recepcionista eres responsable de recibir a los visitantes, darles la bienvenida, enterarte del objetivo de su visita y orientarlos a su destino final. En algunas instancias, de acceso más restringido, habrás de hacer el registro y entregar los pases de visitantes respectivos. También serán parte de tus funciones:

• Atender las llamadas telefónicas y los correos electrónicos entrantes a fin de canalizar los requerimientos específicos hacia la persona o grupo de trabajo relacionado.
• Si está a tu alcance, debes dar respuesta a las diferentes solicitudes de los clientes, atender las quejas o promover los servicios que oferta la empresa.
• Hacer seguimiento a la gestión de citas, mantener al día el calendario, atender la lista de asistentes a las reuniones, realizar la reservación del salón, solicitud de refrigerios, etc.
• Recibir documentos y correspondencia física entrante.

funciones del recepcionista de hotel

Aparte de las funciones anteriores, si escoges trabajar en un hotel deberás prepararte para:

• Cumplir con la gestión de reservaciones (confirmar, modificar o cancelar) empleando las vías de comunicación del hotel (teléfono, email, WhatsApp).
• Hacer el check in, confirmar métodos de pago, asignar habitaciones.
• Hacer el check out, verificar los consumos, procesar el pago, emitir la factura.
• Atender diligentemente las quejas y solicitudes de los huéspedes.
• Cumplir con las políticas y procedimientos ajustados a las normativas de calidad del hotel.

funciones del administrativo recepcionista

En múltiples oficinas la figura de recepcionista se combina con labores de auxiliar administrativo, así que más allá de la atención de las llamadas telefónicas asumirás las siguientes funciones adicionales:

• Efectuar la gestión de viajes de los empleados de la empresa (reservaciones, itinerario, adelanto, etc.).
• Control de materiales, compra y reposición de inventarios.
• Pago de clientes y proveedores.
• Gestión de personal.
• Función contable, apoyo en la redacción de documentos, etc.

Como recepcionista lo más habitual es que desarrolles tu trabajo en el área de recepción y que suele ser detrás de un mostrador, donde tendrás acceso a todos los útiles necesarios y recibirás a los clientes y visitantes. En algunos lugares puede ocurrir que solo tengas disponible un escritorio y acceso a las principales herramientas de trabajo en la oficina. Si formas parte de una institución pública, sanitaria o eres integrante del staff de un hotel, deberás usar un uniforme; pero si estás en la recepción de una gran corporación, el ambiente será más formal y exigente.

En algunas empresas, sobre todo cuando compartes funciones administrativas, trabajarás con otros auxiliares administrativos; pero en otras compañías estarás solo en la recepción, interactuando con los mensajeros y secretarias. Si estás en un gran hotel, compartirás la recepción con otros profesionales, botones y supervisores que estarán pendientes de que se respete y agilice el servicio de atención al cliente.

El horario de trabajo de un recepcionista es tan variable como el ambiente de trabajo. En algunas instituciones, consultorios o clínicas serás responsable de abrir y cerrar las instalaciones, por lo que tus tareas diarias responden a la oferta del servicio. En otras empresas se establecen los "horarios de atención al público", que pueden variar entre 5 y 7 horas de trabajo diarias. En el sector público la jornada fija está establecida de lunes a viernes entre las 9:00 y las 14:30 horas. En grandes hoteles que prestan servicio 24/7 te tocará adaptarte de acuerdo a los turnos de trabajo y, a pesar del desvelo que en ocasiones puede producirse, tendrás que estar preparado para brindar la mejor sonrisa y un cálido saludo de bienvenida a los huéspedes. Algunos trabajos a tiempo parcial solo exigen tu presencia los fines de semana, mientras que en otros trabajarás solo de 4 a 5 horas por día.

El trabajo como recepcionista es exigente y en algunas ocasiones puede resultar un poco monótono pero es esta misma característica lo que te permitirá dominar las herramientas, conocer las normas y establecerte con propiedad en tu puesto de trabajo en muy poco tiempo. Si eres un trabajador responsable y respetuoso de las normas, podrías tener la posibilidad de ascender dentro de la organización e ir asumiendo mayores responsabilidades y, por supuesto, incrementar los beneficios salariales. Mientras exista el turismo y las empresas, el trabajo del recepcionista será siempre valorado.

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