El certificado de empresa no es solo un trámite administrativo: es una obligación legal que debe cumplir cualquier empleador cuando finaliza la relación laboral de una persona trabajadora. Este documento debe reflejar con precisión los datos de cotización, la causa de la baja y otra información relevante para que el trabajador pueda acceder, por ejemplo, a prestaciones por desempleo. Su correcta elaboración y envío en plazo es responsabilidad directa del departamento de recursos humanos o de quien gestione las relaciones laborales en la empresa.
leyes y normativa que regulan su emisión
La emisión del certificado de empresa está regulada por normativa laboral y de Seguridad Social que impone a las empresas la obligación de emitir este documento de forma veraz, completa y dentro del plazo establecido. La normativa principal que lo regula incluye:
- El artículo 298 del texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, que establece la obligación de colaboración de las empresas con la administración en la gestión de las prestaciones por desempleo.
- El Real Decreto 625/1985, que regula la gestión y control de las prestaciones económicas por desempleo.
- La Orden TAS/3261/2006 y la Orden TIN/790/2010, que fijan la obligatoriedad del envío telemático del certificado de empresa al SEPE mediante el sistema Certific@2.
Estas disposiciones garantizan que el trabajador pueda iniciar sus trámites de prestación por desempleo de forma inmediata tras la finalización del contrato. La empresa debe cumplir tanto con los plazos como con los formatos oficiales, siendo el canal telemático el medio obligatorio para su remisión.
consecuencias de no expedir el certificado
No emitir el certificado en plazo, hacerlo con errores o falsear la información puede tener consecuencias importantes. En primer lugar, puede impedir que la persona afectada cobre el paro a tiempo, ya que el SEPE necesita esta información para tramitar la prestación. Además, la empresa puede incurrir en infracción administrativa según lo establecido en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), lo que puede derivar en sanciones económicas.
El SEPE puede iniciar un procedimiento para requerir a la empresa la documentación omitida y, si detecta incumplimiento reiterado o doloso, imponer sanciones por obstrucción a la labor inspectora o por falseamiento de datos.
buenas prácticas para recursos humanos
Para evitar errores y sanciones, las empresas deben adoptar una serie de buenas prácticas en la gestión del certificado de empresa, como parte de su política de cumplimiento normativo y de responsabilidad hacia sus empleados. Entre las más importantes destacan:
- Emitir el certificado sin demora, idealmente el mismo día en que se produce la baja del trabajador en la Seguridad Social.
- Revisar cuidadosamente los datos incluidos, especialmente los relacionados con la causa de finalización del contrato y los periodos de cotización.
- Utilizar el sistema Certific@2 del SEPE, que permite el envío digital del certificado y agiliza la comunicación con la administración.
Asimismo, es recomendable contar con procedimientos internos estandarizados que aseguren que este trámite no se olvida ni se retrasa, y mantener al día la formación del personal de RRHH en los requisitos legales y técnicos del proceso.
