executive assistant.

 

¿Sabes qué trabajo realiza un executive assistant? Su labor se centra en el apoyo logístico a la alta dirección de las empresas en el que debe mantener buenas relaciones con el entorno y resolver los imprevistos del día a día. Descubre las habilidades que has de desarrollar para hacer que tu perfil destaque, consigas los mejores puestos de trabajo y los salarios más atractivos.

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¿qué es un executive assistant?

El executive assistant es el profesional cualificado para dar soporte logístico a la alta dirección de las compañías. Su trabajo se centra en el apoyo al director general, CEO o presidente de un consorcio, así como a los directores de los diferentes departamentos, en un entorno internacional. El trabajo del executive assistant es demandado en los más diversos sectores. Es parte de sus funciones la gestión y coordinación de la agenda de su supervisor y formar parte activa en todas las actividades en las que este participa, por lo que disponer de un horario flexible es esencial. También se encarga de la organización de eventos globales o interviene en la gestión presupuestaria.

Como profesional, el executive assistant se prepara para cubrir una amplia gama de responsabilidades generales que exige la asistencia a los puestos ejecutivos. Como asistente, deberá desempeñarse en varios proyectos y tareas de diversa índole a la vez. El executive assistant es el enlace de la alta gerencia con los contactos tanto internos como externos de la empresa, por lo que tendrá que ser muy claro en la organización de la agenda para atender todas las reuniones, eventos y no descuidar ninguno de los detalles en su organización.

En el trabajo se exigirá que el profesional sea bilingüe, inglés-español; y será muy apreciado el dominio de otros idiomas como francés, italiano, portugués o alemán. Por la variedad y generalidad de sus funciones, la actividad es asumida por profesionales de ambos sexos. Profundicemos ahora en los roles y las funciones que el executive assistant lleva a cabo.

rol del executive assistant

El executive assistant efectúa múltiples roles en la empresa donde trabaja. Entre estos destacan:

  • Como asistente de la dirección de la empresa: gestiona y organiza la agenda diaria y coordina las actividades de los directivos dentro o fuera de la empresa.
  • Como recepcionista bilingüe: recibe, atiende y orienta a las visitas o los asistentes a las reuniones de los directivos.
  • Como responsable de las relaciones públicas: organiza eventos y reuniones, cuidando todos los detalles, desde el lugar del evento, hasta los refrigerios y ambientación.
  • Como administrativo: ejecuta tareas básicas en el ámbito comercial, financiero, contable o fiscal. Principalmente, lo que respecta al archivo documental, preparación de discursos y escaneo de documentos físicos.
  • Como secretario/a: elabora documentos y tramita comunicaciones internas o externas a partir de solicitudes de su supervisor. También se ocupa de la clasificación y archivo de las comunicaciones recibidas, atendiendo a los parámetros establecidos por la compañía, así como la reservación de vuelos, hoteles, transporte y los preparativos de viajes en general.
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salario medio del executive assistant

Tu salario como executive assistant dependerá, principalmente, de la relevancia de la empresa donde tengas que trabajar, las responsabilidades a tu cargo y, por supuesto, tus años de experiencia. Como es un trabajo con total disponibilidad y flexibilidad horaria, incluye muchas horas extra y bonos complementarios. Según publica la web Payscale.com, un profesional en sus inicios, de nivel inicial, devenga en promedio 26.500 euros anuales, mientras que un executive assistant de nivel superior, con 6 años de experiencia, percibe una compensación superior a los 31.000 euros al año. Ya en su etapa sénior, un asistente de dirección de nivel superior recibe sobre los 36.000 euros anuales e inclusive mucho más, como podrás comprobar a través de las vacantes que recoge Randstad en su plataforma.

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tipos de executive assistant

La carrera de un executive assistant mantiene un paralelismo con el auxiliar administrativo, sobre todo en los primeros años de su trayectoria profesional, mientras reúne la experiencia práctica para empezar a trabajar con altos ejecutivos. De hecho, en grandes corporaciones se exige por lo menos 5 años de experiencia en cargos similares, tiempo suficiente para establecerse como profesional, ampliar sus conocimientos en el manejo empresarial y asumir las responsabilidades del cargo como asistente ejecutivo. Según el grado de experiencia profesional, el executive assistant se clasifica en la siguiente tipología:

  • Executive assistant nivel inicial: su trabajo es equivalente al que realiza el auxiliar administrativo, gestionando todos los procesos de la empresa. Por lo general, abarca los 3 primeros años de vida profesional.
  • Executive assistant nivel medio: la experiencia ganada en la gestión de los procesos operativos de la empresa le permite aceptar mayores responsabilidades en el cargo. Equivale hasta el sexto año de vida profesional.
  • Executive assistant nivel superior: con más de 6 años de carrera y muchos cursos que avalan su preparación, ya puede asumir la gestión de asistir a los altos ejecutivos de la empresa.
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trabajar como executive assistant

La labor del executive assistant se ha hecho imprescindible en la empresa moderna y grandes corporaciones que entienden la importancia de coordinar las demandas cambiantes del negocio y mantener las mejores relaciones con los allegados de la empresa. Por supuesto, sin perder de vista los objetivos empresariales y la productividad. Te explicamos todo lo que debes saber del trabajo que hace el executive assistant para que destaques en la búsqueda de empleo.

funciones y responsabilidades

  • Servir como filtro y enlace entre el ejecutivo y sus clientes, proveedores o cualquier otra persona, externa o interna a la empresa, que necesite contactar. En el proceso agendará las citas, establecerá el contacto, responderá requerimientos y cualquier otra información solicitada.
  • Llevar el seguimiento de la agenda y las reuniones, sabiendo priorizar la importancia de las mismas y asegurando el cumplimiento de todas las actividades. Es parte de su cometido reservar los salones de conferencias, coordinar los refrigerios, enviar las invitaciones y toda la logística de los eventos. En ocasiones, deberá estar presente, en representación del ejecutivo y tomar anotaciones para preparar el memorándum de la reunión.
  • Recibir llamadas, revisar los correos electrónicos, correspondencias y todas las comunicaciones entrantes, a fin de generar las respuestas y hacer el seguimiento pertinente. Adicionalmente, se ocupa de coordinar los servicios de mensajería externos o internos en la empresa, y mantener actualizada la lista de contactos del ejecutivo.
  • Redactar discursos y comunicaciones escritas a solicitud del ejecutivo. Asimismo, tendrá que confeccionar reportes, presentaciones u hojas de cálculos según los requerimientos. También preparará reseñas de informes externos para los directivos.
  • Realizar el archivo de la documentación física o digital, siguiendo los lineamientos de la empresa, escaneando los documentos en papel y guardando su respaldo.
  • Mantener al día los equipos de la oficina solicitando suministros, así como gestionar los reportes de gasto correspondientes.
  • Ocuparse de las reservas de viajes, hotel y traslado del ejecutivo cuando necesite viajar en representación de la empresa.

ambiente de trabajo como executive assistant

Tu trabajo como executive assistant está ligado a la asistencia de uno o más directivos, ejecutivos o de un equipo de trabajo relacionado con un departamento, proyecto o grupo empresarial ligado al contexto multinacional. Tu labor se desarrolla en cualquier tipo de organización, desde empresas nacionales o internacionales, asociaciones o agencias gubernamentales y entidades públicas o privadas. Normalmente, el entorno de trabajo se centra en las oficinas y el ambiente empresarial, donde tendrás un carné o pase de acceso, se exigirá vestimenta adecuada y, en general, muy buena presencia.

Atendiendo al tipo de empresa, existirán periodos de tiempo muy ocupados y estresantes, mientras que otros serán tranquilos y relajados. No solo te exigirán flexibilidad horaria, sino también facilidades y habilidades para trabajar remotamente, mantenerte siempre en línea y atender cualquier emergencia a distancia, cuando no estés en la oficina. Las grandes multinacionales exigen el traslado y movimiento permanente de sus ejecutivos, por lo que es posible que en ocasiones también tengas que viajar.

horario de trabajo del executive assistant

Para desarrollarte como executive assistant es probable que debas olvidarte del horario normal de trabajo, ya que la flexibilidad horaria es parte del perfil. Por lo general, los cargos directivos extienden sus jornadas fuera del horario habitual y necesitan saber que su asistente estará siempre disponible. Por lo tanto, olvídate de las 40 horas a la semana, de lunes a viernes y disfruta del resto de los beneficios que vienen con el cargo.

¿quiénes son tus compañeros como executive assistant?

En su día a día el executive assistant atenderá todos los requerimientos del director financiero, director ejecutivo de cualquiera de las áreas operativas de la empresa, CEO o cualquier líder empresarial para el cual se encuentre trabajando. En grandes corporaciones estarás trabajando con el apoyo de un auxiliar administrativo o compartiendo con otros executive assistants, quienes trabajan con los otros directores ejecutivos de la compañía. Pero también tienes la oportunidad de estar al servicio de la presidencia de la corporación, organizando la agenda y los aspectos protocolarios del cargo.

perspectivas de empleo

El executive assistant es uno de los roles modernos que más ha evolucionado en el ambiente empresarial. Desde el punto de vista funcional, sigue siendo la mano derecha de los altos ejecutivos, lo que ha impulsado la demanda del perfil por parte de las empresas. Desde el punto de vista práctico, su protagonismo va en aumento, reforzado con el apoyo de las nuevas tecnologías de comunicación que contribuyen a solucionar las tareas del día a día de una manera práctica e inmediata.

El executive assistant del futuro convierte la tecnología en su mejor aliado. El desarrollo de programas, apps y el uso de dispositivos móviles se han vuelto imprescindibles para resolver de manera creativa todas las tareas diarias. De hecho, hoy en día casi todas las funciones como asistente se pueden resolver con el móvil, desde cualquier lugar. Como ves, es un mercado de trabajo que seguirá cambiando, y en Randstad estamos listos para apoyarte con las ofertas de trabajo más llamativas.

ventajas de trabajar con Randstad como executive assistant

Si estás decidido a iniciar actividades como executive assistant, encontrar tu trabajo a través de Randstad te ofrece muchas ventajas:

  • Acceso a muchas ofertas de trabajo cerca de tu área de residencia.
  • Persona de contacto con la experiencia necesaria para ayudarte en caso de dudas.
  • Ofertas de trabajo dentro de tu área de interés y de acuerdo a tu experiencia.
  • Acceso a la app de Randstad, para Android e iOS, con la que serás el primero en enterarte de las oportunidades de trabajo que se publican todos los días.
  • Contratos temporales y permanentes.
  • Oportunidades de empleo en modalidad combinada, donde realizas trabajo a distancia combinado con jornadas presenciales, o trabajos 100 % presenciales.

Si no encuentras el trabajo que esperas, ¡no te desanimes! Todos los días llegan nuevas oportunidades laborales y ya miles de profesionales como tú han encontrado su empleo soñado a través de Randstad.

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educación y habilidades

Para trabajar como executive assistant necesitas un título universitario, completar la formación profesional en administración de empresas o formación secretarial. Asimismo, es indispensable el dominio del inglés u otros idiomas. Revisemos algunas de las vías de preparación y las competencias que desarrollarás.

certificaciones deseadas

  • Enseñanza secundaria obligatoria, ESO.
  • FP de Grado Superior en Asistencia a la Dirección para titularte como Técnico Superior en Asistencia a la Dirección.
  • FP de Grado Superior en Administración de Empresas.
  • FP de Grado Superior en Administración y Gestión de Empresas.
  • Máster en Asistente de Dirección y Ejecutivo.
  • Curso de Asistente Ejecutivo.
  • Bilingüe (inglés-español).
  • Dominio de otros idiomas.

habilidades y competencias

competencias imprescindibles

  • Administración efectiva de archivos y sistemas de información.
  • Gestión de la documentación empresarial.
  • Conocimiento del protocolo empresarial.
  • Organización de eventos empresariales.
  • Dominio de dispositivos tecnológicos en el ambiente de oficina.
  • Destacar en el trabajo con aplicaciones informáticas como Word, Excel, Adobe, etc.
  • Habilidades en mecanografía.
  • Dominio del cálculo matemático básico.

habilidades necesarias

  • Vocación de servicio.
  • Flexibilidad en el trato y las operaciones.
  • Orientación al cliente, tanto interno como externo.
  • Orientación a los objetivos del proyecto.
  • Excelente capacidad para la comunicación oral y escrita en los diferentes idiomas que domina.
  • Ser organizado y prestar atención al detalle.
  • Capacidad para trabajar bajo estrés.
  • Capacidad para el trabajo en equipo.
  • Ética profesional, discreción y respeto por la confidencialidad.
  • Saber dirigirte con profesionalismo, educación y amabilidad.
  • Poseer iniciativa, ser proactivo y responsable.
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FAQ

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