executive assistant.

• Servir como filtro y enlace entre el ejecutivo y sus clientes, proveedores o cualquier otra persona, externa o interna a la empresa, que necesite contactar. En el proceso agendará las citas, establecerá el contacto, responderá requerimientos y cualquier otra información solicitada.
• Llevar el seguimiento de la agenda y las reuniones, sabiendo priorizar la importancia de las mismas y asegurando el cumplimiento de todas las actividades. Es parte de su cometido reservar los salones de conferencias, coordinar los refrigerios, enviar las invitaciones y toda la logística de los eventos. En ocasiones, deberá estar presente, en representación del ejecutivo y tomar anotaciones para preparar el memorándum de la reunión.
• Recibir llamadas, revisar los correos electrónicos, correspondencias y todas las comunicaciones entrantes, a fin de generar las respuestas y hacer el seguimiento pertinente. Adicionalmente, se ocupa de coordinar los servicios de mensajería externos o internos en la empresa, y mantener actualizada la lista de contactos del ejecutivo.
• Redactar discursos y comunicaciones escritas a solicitud del ejecutivo. Asimismo, tendrá que confeccionar reportes, presentaciones u hojas de cálculos según los requerimientos. También preparará reseñas de informes externos para los directivos.
• Realizar el archivo de la documentación física o digital, siguiendo los lineamientos de la empresa, escaneando los documentos en papel y guardando su respaldo.
• Mantener al día los equipos de la oficina solicitando suministros, así como gestionar los reportes de gasto correspondientes.
• Ocuparse de las reservas de viajes, hotel y traslado del ejecutivo cuando necesite viajar en representación de la empresa.

Tu trabajo como executive assistant está ligado a la asistencia de uno o más directivos, ejecutivos o de un equipo de trabajo relacionado con un departamento, proyecto o grupo empresarial ligado al contexto multinacional. Tu labor se desarrolla en cualquier tipo de organización, desde empresas nacionales o internacionales, asociaciones o agencias gubernamentales y entidades públicas o privadas. Normalmente, el entorno de trabajo se centra en las oficinas y el ambiente empresarial, donde tendrás un carné o pase de acceso, se exigirá vestimenta adecuada y, en general, muy buena presencia.

Atendiendo al tipo de empresa, existirán periodos de tiempo muy ocupados y estresantes, mientras que otros serán tranquilos y relajados. No solo te exigirán flexibilidad horaria, sino también facilidades y habilidades para trabajar remotamente, mantenerte siempre en línea y atender cualquier emergencia a distancia, cuando no estés en la oficina. Las grandes multinacionales exigen el traslado y movimiento permanente de sus ejecutivos, por lo que es posible que en ocasiones también tengas que viajar.

En su día a día el executive assistant atenderá todos los requerimientos del director financiero, director ejecutivo de cualquiera de las áreas operativas de la empresa, CEO o cualquier líder empresarial para el cual se encuentre trabajando. En grandes corporaciones estarás trabajando con el apoyo de un auxiliar administrativo o compartiendo con otros executive assistants, quienes trabajan con los otros directores ejecutivos de la compañía. Pero también tienes la oportunidad de estar al servicio de la presidencia de la corporación, organizando la agenda y los aspectos protocolarios del cargo.

Para desarrollarte como executive assistant es probable que debas olvidarte del horario normal de trabajo, ya que la flexibilidad horaria es parte del perfil. Por lo general, los cargos directivos extienden sus jornadas fuera del horario habitual y necesitan saber que su asistente estará siempre disponible. Por lo tanto, olvídate de las 40 horas a la semana, de lunes a viernes y disfruta del resto de los beneficios que vienen con el cargo.

El executive assistant es uno de los roles modernos que más ha evolucionado en el ambiente empresarial. Desde el punto de vista funcional, sigue siendo la mano derecha de los altos ejecutivos, lo que ha impulsado la demanda del perfil por parte de las empresas. Desde el punto de vista práctico, su protagonismo va en aumento, reforzado con el apoyo de las nuevas tecnologías de comunicación que contribuyen a solucionar las tareas del día a día de una manera práctica e inmediata.

El executive assistant del futuro convierte la tecnología en su mejor aliado. El desarrollo de programas, apps y el uso de dispositivos móviles se han vuelto imprescindibles para resolver de manera creativa todas las tareas diarias. De hecho, hoy en día casi todas las funciones como asistente se pueden resolver con el móvil, desde cualquier lugar. Como ves, es un mercado de trabajo que seguirá cambiando, y en Randstad estamos listos para apoyarte con las ofertas de trabajo más llamativas.

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