office manager.

 

¿Conoces las responsabilidades de un office manager? La principal es mantener el correcto funcionamiento de una oficina, sucursal o departamento dentro de las empresas. Es un perfil que está ganando gran protagonismo en la empresa moderna. Descubre cómo formarte y las habilidades que has de desarrollar para hacer que tu perfil destaque en las entrevistas de trabajo.

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¿qué es un office manager?

El office manager es un profesional cualificado cuya responsabilidad es mantener una oficina en funcionamiento, de manera eficiente y sin problemas. Su labor es coordinar y supervisar que las tareas administrativas se realicen de manera correcta y en el tiempo estipulado. Además, mantiene los registros de las operaciones, supervisa el flujo de trabajo y vigila la labor individual de los empleados. El trabajo del office manager está muy demandado en diversos sectores, desde hospitales y centros de salud, hasta universidades, instituciones financieras, oficinas gubernamentales, organizaciones benéficas, fabricantes, grandes corporaciones o pymes.

Sus responsabilidades varían ampliamente dependiendo del sector contratante y del departamento que supervisa. Como profesional, el office manager se prepara para cubrir una amplia gama de responsabilidades generales en las empresas. En las compañías pequeñas, deberá efectuar labores de un asistente administrativo o de un secretario ejecutivo, como son la gestión de agendas y coordinación de las reuniones de los ejecutivos. En las grandes empresas, cada departamento cuenta con su propio office manager. A continuación profundizamos en los roles y las funciones que el office manager lleva a cabo.

rol del office manager

El office manager es un profesional que desempeña múltiples roles en la empresa donde trabaja. Entre estos destacan:

  • Como recepcionista y cara visible de la empresa: recibe y atiende a las visitas, clientes o proveedores y los asistentes a las reuniones con los directivos o superiores.
  • Como responsable del funcionamiento interno de la oficina: se encarga de la supervisión directa del personal y de todos los detalles relacionados con el suministro de inventario de papelería y equipos. Asimismo, lidera la relación de la empresa con clientes y proveedores.
  • Como administrador: es responsable del control de gastos y debe cumplir con los pagos a proveedores y otros compromisos adquiridos por la empresa. También se ocupa de la revisión de los estados de cuentas, preparación de presupuestos y debe garantizar una gestión adecuada del flujo de efectivo.
  • Como líder de su oficina: motiva y dirige a su equipo para el logro de sus tareas y el cierre de proyectos.
  • Como planificador: estructura un plan para alcanzar a corto, medio y largo plazo los objetivos de la empresa, oficina o departamento. Además, la planificación detallada y organización son sus principales habilidades.
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salario medio de office manager

El rango salarial de un office manager varía según la educación, certificaciones, habilidades, la cantidad de años que ha trabajado en su profesión y, por supuesto, el nivel de especialización en el área de contratación. Según la fuente online Payscale.com, el salario medio de un office manager es de 24.722 euros al año. En la fase temprana de la carrera, como profesional júnior, estará devengando un sueldo cercano a los 23.800 euros anuales; mientras que un profesional sénior alcanzará los 40.000 euros/año. Si necesitas más referencias, puedes consultar las vacantes y la oferta salarial de Randstad en nuestra plataforma.

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tipos de office manager

  • Legal office manager: coordina y dirige las actividades administrativas de un bufete de abogados o departamento legal. Sus actividades abarcan la planificación, organización y dirección del departamento respectivo. Sus funciones pueden confundirse con las que realizan los asistentes legales, aunque una capacitación adicional en el campo legal les permite ejercer con formalidad estas funciones.
  • Office manager corporativo: es el profesional responsable del funcionamiento diario de la oficina principal de la empresa o de cada una de sus sucursales. Supervisa los empleados, se encarga de la gestión de proveedores, contratistas y todos los entes que brindan servicios especializados a la corporación. Sus funciones incluyen la coordinación de eventos, nómina, manejo de conflictos con el personal o quejas de los clientes.
  • Virtual office manager: es un profesional cualificado y con mucha experiencia que realiza la gestión administrativa de una o varias oficinas desde una estación de trabajo remota. Sus servicios abarcan las pequeñas y medianas empresas, emprendedores, empresarios, etc. Representa una opción atractiva para las pymes en proceso de crecimiento que aún no necesitan el trabajo de un profesional a tiempo completo.

 

  • Medical office manager: se ocupa del buen funcionamiento de los consultorios médicos. Tiene a su cargo todas las tareas administrativas, vigilando que se realicen a tiempo y correctamente. Además, administra los registros de los pacientes, cuidando de que se administren con confidencialidad. Igualmente se encarga de los desechos médicos, gestiona nóminas, presupuestos médicos, etc. Su nivel de expertise abarca el conocimiento de la anatomía humana, procedimientos de laboratorio, normativa de atención médica, etc.
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trabajar como office manager

La labor del office manager se ha vuelto imprescindible en la empresa moderna, la cual confía el buen funcionamiento administrativo a estos profesionales. Si has oído hablar sobre el cargo y estás interesado en conocer todas las obligaciones del trabajo, sigue leyendo para descubrir las características principales de este perfil.

funciones y responsabilidades

  • Ser responsable de la gestión telefónica, tanto de la recepción de las llamadas, como de los contactos telefónicos con clientes, proveedores, bancos, servicios generales, etc.
  • Efectuar la gestión de viajes de los empleados de la empresa.
  • Organizar la recepción de visitas, entrevistas o reuniones que se efectúan en la empresa.
  • Gestionar inventarios generales, desde el material y equipos de oficina, hasta el café del azúcar de la cafetería de la oficina.
  • Supervisar el flujo de trabajo general en la empresa, asegurando que cada empleado conozca sus obligaciones y las lleve a cabo.
  • Tramitar los pagos pendientes a los proveedores y controlar gastos generales de la oficina o sucursal.
  • Organizar, planificar y aprobar la gestión de los empleados: días libres, vacaciones, cumplimiento de los horarios, ausencias, permisos, etc.
  • Implementar programas de capacitación para los empleados nuevos, de manera que se adapten con rapidez a sus puestos de trabajo conociendo las políticas y procedimientos de la empresa.

ambiente de trabajo como office manager

Como office manager pasarás la mayor parte de tu tiempo en una oficina, aunque el entorno variará dependiendo del empleador. Principalmente, estarás trabajando en un entorno empresarial, una oficina legal, una clínica privada o en cualquier espacio definido por tu empleador. Dependiendo del modelo de negocio, contarás con una oficina privada o un escritorio en un ambiente compartido con tu grupo de trabajo.

horario de trabajo

Aunque trabaja 40 horas semanales, repartidas en 8 horas diarias, de lunes a viernes, el trabajo como office manager exige mucha flexibilidad horaria. Pero no solo eso, necesitará facilidades y habilidades para trabajar remotamente, mantenerse en línea y atender cualquier emergencia a distancia, mientras no está en la oficina, sobre todo si se maneja un horario extendido en la oficina. La experiencia, los años y la confianza en su equipo de trabajo  ayudan a tener un mejor control de la gestión del tiempo.

¿quiénes son tus compañeros como office manager?

Tus compañeros de trabajo variarán de acuerdo al entorno laboral. En grandes corporaciones contarás con el apoyo de un auxiliar administrativo, asociado directamente al departamento o sucursal que estará bajo tu responsabilidad. En este caso, estarás reportando directamente al CEO, el director financiero (CFO), director de operaciones (COO) o cualquier otro miembro de la junta directiva de la empresa. En un despacho legal, estarás coordinando la labor de un conjunto de abogados y asistentes legales, apoyado en la gestión de un/a secretario/a.

perspectivas de empleo

El perfil del office manager es uno de los roles modernos que más ha evolucionado en el ambiente empresarial. Desde el punto de vista funcional, es la cara visible de las empresas y mantiene las oficinas o sucursales operativas y 100 % funcionales, lo que impulsa la demanda por parte de las empresas. Desde el punto de vista práctico, tu protagonismo como office manager va en aumento, reforzado con el apoyo de las nuevas tecnologías de comunicación que te ayudarán a solucionar las tareas del día a día y resolver los conflictos que vayan surgiendo, por lo que deberás mantenerte actualizado y en el dominio pleno de las nuevas tecnologías que vayan surgiendo.

La manera directa de avanzar en tu carrera es la promoción por parte de tu empleador. Considera que aceptar el reto de dirigir una oficina o sucursal de mayor tamaño, con mayor cantidad de personal, requiere la demostración de un liderazgo incuestionable, que demuestres expertise en el negocio y habilidades en el manejo de todas las tareas usuales. También ayudará que cuentes con un posgrado en administración de empresas. De todos modos, tienes la opción de postularte a un cargo de mayor responsabilidad, en una gran corporación, en función de la experiencia acumulada. Si este es tu caso, en Randstad estamos listos para apoyarte con ofertas de trabajo más llamativas y gratificantes.

ventajas de trabajar con Randstad como office manager

  • Oportunidad de acceder a muchas ofertas de trabajo, cerca de tu área de residencia.
  • Una persona de contacto con la experiencia necesaria para ayudarte en caso de dudas.
  • Acceso a ofertas de trabajo dentro de tu área de especialidad o atendiendo a tu experiencia personal.
  • Acceso a la app de Randstad, con la que serás el primero en enterarte de las oportunidades de trabajo que se publican todos los días.
  • Acceso a contratos temporales o permanentes.
  • Vacantes en modalidad combinada, donde realizas trabajo a distancia complementado con jornadas presenciales. El trabajo también puede ser 100 % presencial.
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educación y habilidades

Antes, para ejercer el puesto de un office manager no se requería contar con algún estudio específico. Los cargos se encontraban abiertos para una gran variedad de perfiles y cualificaciones. Debido al grado de importancia que ha alcanzado el trabajo de estos profesionales en el correcto funcionamiento empresarial, esto ha variado muchísimo.

Hoy en día, se exige por lo menos que el profesional tenga un título en administración o negocios y, dependiendo del tipo de empresa, dominio de un segundo idioma. En las grandes empresas, debe poseer amplios conocimientos administrativos y de gestión empresarial, lo cual puedes lograr con un posgrado en administración y dirección de empresas, contabilidad o alguna especialización que dependerá del área de negocio específica (hostelería, consultoría, industrial, banca, seguros, etc.) donde trabajes.

certificaciones deseadas

  • FP de Grado superior en Administración y Finanzas para titularte como Técnico Superior en Administración.
  • FP de Grado superior en Asistencia a la Dirección.
  • FP de Grado superior en Administración de Empresas.
  • FP de Grado superior en Administración y Gestión de Empresas.
  • Máster en Administración y Dirección de Empresas.
  • Bilingüe (inglés-español).
  • Dominio de otros idiomas.

habilidades y competencias

Además de la formación y experiencia en la administración de oficinas, es importante demostrar competencia en el uso de hojas de cálculos, procesadores de textos, bases de datos y todo el soporte que brinda Microsoft Office. También es importante demostrar conocimientos básicos del sector ante el cual te postulas.

habilidades necesarias

  • Excelente capacidad para la comunicación oral y escrita.
  • Ser organizado y prestar atención al detalle.
  • Capacidad de trabajar bajo presión.
  • Capacidad para el trabajo en equipo.
  • Capacidad analítica y habilidades en la resolución de conflictos.
  • Carácter amable y servicial.
  • Ética profesional y respeto por la confidencialidad.
  • Iniciativa, proactividad y responsabilidad.
  • Liderazgo y capacidad motivadora.
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FAQ

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