office manager.

• Ser responsable de la gestión telefónica, tanto de la recepción de las llamadas, como de los contactos telefónicos con clientes, proveedores, bancos, servicios generales, etc.
• Efectuar la gestión de viajes de los empleados de la empresa.
• Organizar la recepción de visitas, entrevistas o reuniones que se efectúan en la empresa.
• Gestionar inventarios generales, desde el material y equipos de oficina, hasta el café del azúcar de la cafetería de la oficina.
• Supervisar el flujo de trabajo general en la empresa, asegurando que cada empleado conozca sus obligaciones y las lleve a cabo.
• Tramitar los pagos pendientes a los proveedores y controlar gastos generales de la oficina o sucursal.
• Organizar, planificar y aprobar la gestión de los empleados: días libres, vacaciones, cumplimiento de los horarios, ausencias, permisos, etc.
• Implementar programas de capacitación para los empleados nuevos, de manera que se adapten con rapidez a sus puestos de trabajo conociendo las políticas y procedimientos de la empresa.

Como office manager pasarás la mayor parte de tu tiempo en una oficina, aunque el entorno variará dependiendo del empleador. Principalmente, estarás trabajando en un entorno empresarial, una oficina legal, una clínica privada o en cualquier espacio definido por tu empleador. Dependiendo del modelo de negocio, contarás con una oficina privada o un escritorio en un ambiente compartido con tu grupo de trabajo.

Tus compañeros de trabajo variarán de acuerdo al entorno laboral. En grandes corporaciones contarás con el apoyo de un auxiliar administrativo, asociado directamente al departamento o sucursal que estará bajo tu responsabilidad. En este caso, estarás reportando directamente al CEO, el director financiero (CFO), director de operaciones (COO) o cualquier otro miembro de la junta directiva de la empresa. En un despacho legal, estarás coordinando la labor de un conjunto de abogados y asistentes legales, apoyado en la gestión de un/a secretario/a.

Aunque trabaja 40 horas semanales, repartidas en 8 horas diarias, de lunes a viernes, el trabajo como office manager exige mucha flexibilidad horaria. Pero no solo eso, necesitará facilidades y habilidades para trabajar remotamente, mantenerse en línea y atender cualquier emergencia a distancia, mientras no está en la oficina, sobre todo si se maneja un horario extendido en la oficina. La experiencia, los años y la confianza en su equipo de trabajo  ayudan a tener un mejor control de la gestión del tiempo.

El perfil del office manager es uno de los roles modernos que más ha evolucionado en el ambiente empresarial. Desde el punto de vista funcional, es la cara visible de las empresas y mantiene las oficinas o sucursales operativas y 100 % funcionales, lo que impulsa la demanda por parte de las empresas. Desde el punto de vista práctico, tu protagonismo como office manager va en aumento, reforzado con el apoyo de las nuevas tecnologías de comunicación que te ayudarán a solucionar las tareas del día a día y resolver los conflictos que vayan surgiendo, por lo que deberás mantenerte actualizado y en el dominio pleno de las nuevas tecnologías que vayan surgiendo.

La manera directa de avanzar en tu carrera es la promoción por parte de tu empleador. Considera que aceptar el reto de dirigir una oficina o sucursal de mayor tamaño, con mayor cantidad de personal, requiere la demostración de un liderazgo incuestionable, que demuestres expertise en el negocio y habilidades en el manejo de todas las tareas usuales. También ayudará que cuentes con un posgrado en administración de empresas. De todos modos, tienes la opción de postularte a un cargo de mayor responsabilidad, en una gran corporación, en función de la experiencia acumulada. Si este es tu caso, en Randstad estamos listos para apoyarte con ofertas de trabajo más llamativas y gratificantes.

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