¿qué es un office manager?

El office manager es un profesional cualificado cuya responsabilidad es mantener una oficina en funcionamiento, de manera eficiente y sin problemas. Su labor es coordinar y supervisar que las tareas administrativas se realicen de manera correcta y en el tiempo estipulado. Además, mantiene los registros de las operaciones, supervisa el flujo de trabajo y vigila la labor individual de los empleados. El trabajo del office manager está muy demandado en diversos sectores, desde hospitales y centros de salud, hasta universidades, instituciones financieras, oficinas gubernamentales, organizaciones benéficas, fabricantes, grandes corporaciones o pymes.

Sus responsabilidades varían ampliamente dependiendo del sector contratante y del departamento que supervisa. Como profesional, el office manager se prepara para cubrir una amplia gama de responsabilidades generales en las empresas. En las compañías pequeñas, deberá efectuar labores de un asistente administrativo o de un secretario ejecutivo, como son la gestión de agendas y coordinación de las reuniones de los ejecutivos. En las grandes empresas, cada departamento cuenta con su propio office manager. A continuación, profundizamos en los roles y las funciones que el office manager lleva a cabo.

rol del office manager

El office manager es un profesional que desempeña múltiples roles en la empresa donde trabaja. Entre estos destacan:

  • Como recepcionista y cara visible de la empresa: recibe y atiende a las visitas, clientes o proveedores y los asistentes a las reuniones con los directivos o superiores.
  • Como responsable del funcionamiento interno de la oficina: se encarga de la supervisión directa del personal y de todos los detalles relacionados con el suministro de inventario de papelería y equipos. Asimismo, lidera la relación de la empresa con clientes y proveedores.
  • Como administrador: es responsable del control de gastos y debe cumplir con los pagos a proveedores y otros compromisos adquiridos por la empresa. También se ocupa de la revisión de los estados de cuentas, preparación de presupuestos y debe garantizar una gestión adecuada del flujo de efectivo.
  • Como líder de su oficina: motiva y dirige a su equipo para el logro de sus tareas y el cierre de proyectos.
  • Como planificador: estructura un plan para alcanzar a corto, medio y largo plazo los objetivos de la empresa, oficina o departamento. Además, la planificación detallada y organización son sus principales habilidades.

office manager

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salario medio de office manager

El rango salarial de un office manager varía según la educación, certificaciones, habilidades, la cantidad de años que ha trabajado en su profesión y, por supuesto, el nivel de especialización en el área de contratación. Según la fuente online Payscale.com, el salario medio de un office manager es de 24.722 euros al año. En la fase temprana de la carrera, como profesional júnior, estará devengando un sueldo cercano a los 23.800 euros anuales; mientras que un profesional sénior alcanzará los 40.000 euros/año. Si necesitas más referencias, puedes consultar las vacantes y la oferta salarial de Randstad en nuestra plataforma.

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tipos de office manager

  • Legal office manager: coordina y dirige las actividades administrativas de un bufete de abogados o departamento legal. Sus actividades abarcan la planificación, organización y dirección del departamento respectivo. Sus funciones pueden confundirse con las que realizan los asistentes legales, aunque una capacitación adicional en el campo legal les permite ejercer con formalidad estas funciones.
  • Office manager corporativo: es el profesional responsable del funcionamiento diario de la oficina principal de la empresa o de cada una de sus sucursales. Supervisa los empleados, se encarga de la gestión de proveedores, contratistas y todos los entes que brindan servicios especializados a la corporación. Sus funciones incluyen la coordinación de eventos, nómina, manejo de conflictos con el personal o quejas de los clientes.
  • Virtual office manager: es un profesional cualificado y con mucha experiencia que realiza la gestión administrativa de una o varias oficinas desde una estación de trabajo remota. Sus servicios abarcan las pequeñas y medianas empresas, emprendedores, empresarios, etc. Representa una opción atractiva para las pymes en proceso de crecimiento que aún no necesitan el trabajo de un profesional a tiempo completo.
  • Medical office manager: se ocupa del buen funcionamiento de los consultorios médicos. Tiene a su cargo todas las tareas administrativas, vigilando que se realicen a tiempo y correctamente. Además, administra los registros de los pacientes, cuidando de que se administren con confidencialidad. Igualmente se encarga de los desechos médicos, gestiona nóminas, presupuestos médicos, etc. Su nivel de expertise abarca el conocimiento de la anatomía humana, procedimientos de laboratorio, normativa de atención médica, etc.
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trabajar como office manager

La labor del office manager se ha vuelto imprescindible en la empresa moderna, la cual confía el buen funcionamiento administrativo a estos profesionales. Si has oído hablar sobre el cargo y estás interesado en conocer todas las obligaciones del trabajo, sigue leyendo para descubrir las características principales de este perfil.

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formación y competencias

Antes, para ejercer el puesto de un office manager no se requería contar con algún estudio específico. Los cargos se encontraban abiertos para una gran variedad de perfiles y cualificaciones. Debido al grado de importancia que ha alcanzado el trabajo de estos profesionales en el correcto funcionamiento empresarial, esto ha variado muchísimo.

Hoy en día, se exige por lo menos que el profesional tenga un título en administración o negocios y, dependiendo del tipo de empresa, dominio de un segundo idioma. En las grandes empresas, debe poseer amplios conocimientos administrativos y de gestión empresarial, lo cual puedes lograr con un posgrado en administración y dirección de empresas, contabilidad o alguna especialización que dependerá del área de negocio específica (hostelería, consultoría, industrial, banca, seguros, etc.) donde trabajes.

certificaciones deseadas

  • FP de Grado superior en Administración y Finanzas para titularte como Técnico Superior en Administración.
  • FP de Grado superior en Asistencia a la Dirección.
  • FP de Grado superior en Administración de Empresas.
  • FP de Grado superior en Administración y Gestión de Empresas.
  • Máster en Administración y Dirección de Empresas.
  • Bilingüe (inglés-español).
  • Dominio de otros idiomas.

aptitudes y competencias

Además de la formación y experiencia en la administración de oficinas, es importante demostrar competencia en el uso de hojas de cálculos, procesadores de textos, bases de datos y todo el soporte que brinda Microsoft Office. También es importante demostrar conocimientos básicos del sector ante el cual te postulas.

aptitudes necesarias

  • Excelente capacidad para la comunicación oral y escrita.
  • Ser organizado y prestar atención al detalle.
  • Capacidad de trabajar bajo presión.
  • Capacidad para el trabajo en equipo.
  • Capacidad analítica y habilidades en la resolución de conflictos.
  • Carácter amable y servicial.
  • Ética profesional y respeto por la confidencialidad.
  • Iniciativa, proactividad y responsabilidad.
  • Liderazgo y capacidad motivadora.
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preguntas frecuentes

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