como hacer un proyecto

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El desarrollo de un proyecto

El ejemplo de Apple demuestra que cada producto o servicio de éxito goza de un concreto proceso de gestión y elaboración para desarrollarlo con inteligencia. Cuando se encarga o se tiene una idea para, por ejemplo, un producto, es básico disponer de las herramientas básicas para que ese planteamiento pueda materializarse con todas las garantías posibles.

La realización de un proyecto se puede ayudar de una hoja de ruta en forma de varias fases o pasos que faciliten su desarrollo y seguimiento para lograr una exitosa implementación.

Pasos para elaborar un proyecto

Una vez se tiene – o se recibe, tal y como le ocurre al DRI (Directly Responsible Individual) – una idea de un proyecto, se debe dividir en las fases necesarias para desarrollarlo. Esto ayudará a la gestión ordenada del mismo y reforzar la concepción del proyecto como algo realizable.

Fase 1: Planificación del proyecto

En un primer momento, es básico acotar y tener claro cuál es tu proyecto: definir los objetivos y alcance.Este momento es fundamental; todas las etapas posteriores están condicionadas a lo que se decide en esta situación.

Una vez se tiene claro este punto, se puede comenzar a planificar, paso por paso, las acciones que llevarán a la realización final del proyecto.

Este es el momento en el que se calendarizan, se reparten y se fijan las tareas de cada persona implicada en el proceso. La delimitación de responsabilidades, como se ve en Apple, es un punto al que vale la pena dedicarse.

Existen diversos instrumentos de planificación. Uno de los más conocidos es el diagrama de Gantt, que muestra la colocación temporal de las actividades planificadas.

Fase 2: Ejecución del proyecto

Cuando están repartidas las tareas, las responsabilidades y los recursos, comienza la fase de ejecución.

En este período, es decisivo cumplir con la planificación, pero también manteniéndose flexible ante posibles imprevistos: si se está preparado ante cualquier inconveniente externo, se podrá reaccionar mejor y salir adelante sin mayores problemas.

El método de trabajo deberá de seguir una línea uniforme de actuación que garantice el correcto funcionamiento y cohesión de todas las personas que integren el equipo de trabajo.

Fase 3: Seguimiento y control del proyecto

Un punto ineludible para poder completar correctamente la etapa de realización de cualquier proyecto es que estén activados los mecanismos de seguimiento y control del trabajo. Un buen Project Manager debe ir en paralelo acompañando, revisando y monitoreando el desarrollo de la actividad de forma permanente.

Una comunicación interna fluida puede ser uno de los puntos clave; un informe diario de progresos, problemas o riesgos ayuda a no desviarse de los objetivos y a asegurar el normal desarrollo de todas las labores. El intercambio de información entre todos los miembros del proyecto ayudará también a que las acciones se realicen con ese extra necesario de inteligencia colectiva.

Fase 4: Implementación del plan

Este es el momento en el que se concreta todo el desarrollo, en el que se sintetizan todas las labores, en un producto o servicio final.

Es necesario disponer de los recursos necesarios (económicos y humanos) para realizar con seguridad el proceso de implementación. Hay que traducir de forma efectiva, sin riesgos que pongan en peligro todo lo que se ha trabajado en las fases anteriores.

Fase 5: Medición de impacto y cierre del proyecto

Una vez acabada e implementada toda la actividad, hay que realizar una revisión y valoración del resultado final.

Corregir los errores ayudará a mejorar y conocer en qué puntos se ha realizado una buena labor y en cuáles se debe mejorar. El éxito del siguiente proyecto dependerá también de haber cumplido con diligencia esta fase.

Saber tratar y desarrollar un plan implica múltiples beneficios en cualquier aspecto de la vida, tanto laboral como personal. Estructurar y establecer un método convertirá en realidad aquello que parece que solo puede ser imaginado.

Ejemplo de desarrollo de un proyecto

A la hora de desarrollar un proyecto es interesante asegurarnos de que se han respetado todos los pasos necesarios para hacer un proyecto de éxito. Por ejemplo, si una empresa quiere abrir una nueva sede, en primer lugar, debe establecer sus objetivos y alcance: aumentar sus beneficios, aumentar su presencia en territorio nacional, ser una empresa más atractiva para potenciales inversores… Una vez identificado este punto, fijamos las acciones en las que vamos a trabajar de forma organizada y calendarizada para iniciar el proceso de desarrollo del proyecto y repartir las responsabilidades entre las personas implicadas. En este punto, algunas acciones necesarias podrían ser:

  • la realización de un estudio de mercado
  • análisis de la competencia
  • búsqueda y visita de localizaciones disponibles que puedan ser de interés
  • gestión y manejo del presupuesto

Hay que tener en cuenta que esto no es una ciencia exacta, algún punto puede complicarse por lo que hay que ser flexibles ante posibles imprevistos; por ejemplo, el local que más se adapta a nuestras peticiones requiere de más mejoras, lo que supone un incremento del gasto que inicialmente se contemplaba para su reforma o nuestra competencia decide abrir un nuevo local muy próximo a la zona que estamos contemplando y eso nos perjudica. Si hemos trabajado siguiendo una línea uniforme de actuación, solventaremos la dificultad garantizando el correcto funcionamiento y evolución del proyecto.

Es importante recordar que durante todo el proceso habrá un Project Manager a cargo de la puesta en marcha de mecanismos de seguimiento y control del trabajo. El Project Manager también debe promover la comunicación entre los integrantes del equipo implicado en el desarrollo del proyecto. Por ejemplo, podría darse que una vez compartida y valorada en equipo nuestra mejor opción de ubicación para la nueva sede, resulte no ajustarse a la perfección a las necesidades y sea recomendable buscar otras alternativas.

Una vez aterrizados y trabajados todos los puntos anteriores del proyecto, llega el momento de implementar el plan y comenzar su puesta en marcha. Una vez finalizada la actividad, en este caso abierta la nueva sede, debemos realizar una valoración del trabajo realizado y del resultado final obtenido que nos permita ser mejores en el desarrollo de los próximos proyectos y, en este caso, facilitar una hoja de ruta que nos sea de utilidad para la apertura de nuevas sedes.