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Para las empresas, mejorar de manera continua significa reducir al máximo las pérdidas de tiempo, dinero y esfuerzo y sustituirlas por acciones que generan valor. Aplicar los principios del Lean Time Management puede ayudarnos a hacerlo.

También conocido como “gestión ajustada”, el Lean Time Management o Lean Management se inspira en el sistema Just in Time (JIT) o justo a tiempo y su objetivo es aumentar el valor y minimizar el esfuerzo.
JIT es, a la vez, una filosofía de trabajo y un sistema integrado de gestión de la producción. Algunas empresas lo aplican hace décadas a su producción industrial y más recientemente se ha extendido a todo tipo de organizaciones de otros sectores de actividad y a otras ramas de la gestión. La idea de partida es que trabajar mejor no implica trabajar mucho o trabajar más horas, sino enfocarse en las actividades que resultan más productivas para la organización, eliminando las acciones que “desperdician” tiempo y esfuerzo. Es decir, aumentando la eficiencia y la productividad de todo lo que hacemos.

La “gestión ajustada” no necesariamente implica la implementación de cambios de calado. A menudo, lo que nos “roba” más tiempo son pequeñas acciones repetitivas cuya eliminación y sustitución por otras implican también cambios pequeños. La dificultad estriba más en la superación de inercias fuertemente arraigadas en la rutina que en la complejidad de las nuevas soluciones a implementar.
Los “agujeros negros” del tiempo

Pero ¿dónde y en qué se nos escapa el tiempo? Los cinco grandes “ladrones de tiempo” en contextos no industriales, según la encuesta anual correspondiente a 2016 de Officetime.net, empresa de software de gestión del tiempo, son:
  • Gestionar emails (44%)
  • Reuniones (41%)
  • Navegar en internet (14%)
  • Desplazamientos (7%)
  • Lidiar con problemas tecnológicos (7%)
La empresa que realiza la encuesta sugiere que nuestra primera actividad del día no debiera ser “apagar fuegos” (generalmente, los que nos llegan por correo electrónico), sino diferenciar lo urgente de lo importante. Dar un paso atrás y enfocarse en esto último, lo que realmente resultará valioso para la empresa, ayuda a combatir la hemorragia de tiempo.
Otro de los consejos que surgen tras analizar los resultados de la encuesta es encarar primero las tareas de mayor importancia, aunque nuestra tendencia psicológica natural sea siempre empezar por las cosas pequeñas y más sencillas. Como regla general, lo pequeño y sencillo no suele ser lo que aporta más valor.
En cuanto a las reuniones, a menudo se convocan reuniones innecesarias, cuyos contenidos se podrían tratar de maneras alternativas, más eficientes, y que involucraran a un menor número de personas. Se calcula que un tercio de las reuniones (en EE.UU.) son improductivas y, en términos económicos, suponen una pérdida de 37.000 millones anuales a las corporaciones.
Principios del Lean Management:

El Lean Time Management parte de una asunción básica: el tiempo no es un recurso más, el tiempo no se expande ni se compra, es limitado y no reversible. Podemos modificar otros factores, invertir más dinero o recursos, pero no podemos alargar el tiempo, ni podemos darle marcha atrás. El tiempo, por lo tanto, es el recurso más valioso, de ahí la importancia de gestionarlo correctamente para invertirlo en lo que más valor genere.
El sistema de Lean Management establece cuatro etapas básicas para optimizar el tiempo:
  • Identificar las actividades que consumen recursos y no aportan valor: a la hora de hacer cambios, el primer paso siempre es revisar, a nivel personal, las acciones que realizamos rutinariamente y, a nivel organizacional, cada uno de los pasos de todos los procesos establecidos. Con frecuencia, no cuestionamos cómo se hace el trabajo, simplemente lo hacemos, dando por sentado que esa es la mejor manera de afrontarlo. Es bueno tomar perspectiva.
  • Eliminarlos: con seguridad, tras este análisis, se detectaran acciones personales o pasos procedimentales que comportan una pérdida de tiempo (pasos innecesarios, duplicación de trabajo, errores…), dinero o esfuerzo, es decir, que no aportan valor. Debemos excluirlos sistemáticamente de todas nuestras prácticas.
  • Comprobar resultados y hacer ajustes: tras detectar las acciones que no aportan valor y eliminarlas, se deben monitorizar los resultados y establecer comparativas respecto al estadio inicial. A veces, lo que debería funcionar bien no lo hace, no se puede presuponer que una mejora funciona simplemente porque teóricamente debiera hacerlo. Hacer pruebas, recoger datos sobre el funcionamiento de los cambios y buscar mejoras continuas es básico.
  • Medir y ajustar periódicamente: la única forma de mejorar continuamente es repetir los tres primeros pasos de manera sistemática y regular para reajustar los procesos “just in time” (que podríamos traducir de manera no literal como “adaptados al momento”). El entorno es cambiante, lo que requiere que los procesos se adapten de manera rápida a esos cambios y se reajusten continuamente.
Dos son los actores que resultan claves en este proceso de “gestión ajustada”: clientes y trabajadores. Por un lado, para discernir qué aporta valor a la empresa y que no lo hace hay que tener en mente al cliente. La creación de valor se produce cuando la calidad de los servicios recibidos por los consumidores se percibe como elevada en comparación con su coste. ¿Qué quieren los clientes? ¿Cómo podríamos ofrecérselo mejor, más rápido, más barato?
Por otro lado, hay que empoderar a las personas para que se impliquen en el proceso de Lean Management. La persona más indicada para mejorar un proceso es la persona que lo lleva a cabo. A la vez, mejorar los procesos libera tiempo para que los trabajadores puedan asumir trabajos de mayor valor.
El Lean Time Management es un método que, una vez implementado, debe estar siempre vigente, no tiene fin. La mejora continua es, al igual que la excelencia, la filosofía que tiene que guiar nuestro trabajo diario, no una meta en sí misma.